उद्यम संसाधन योजना

कुछ विशिष्ट ईआरपी मॉड्यूल को दर्शाने वाला चित्र

उद्यम संसाधन योजना (ईआरपी) मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एकीकृत प्रबंधन है, प्रायः वास्तविक समय में सॉफ्टवेयर और प्रौद्योगिकी द्वारा इसकी मध्यस्थता की जाती है। ईआरपी को सामान्य रूप से व्यवसाय प्रबंधन सॉफ्टवेयर की एक श्रेणी के रूप में संदर्भित किया जाता है - सामान्य रूप से एकीकृत अनुप्रयोगों का एक सूट - जिसका उपयोग एक संगठन मे कई व्यावसायिक गतिविधियों से डेटा एकत्र करने, संग्रहीत करने, प्रबंधित करने और व्याख्या करने के लिए किया जा सकता है। ईआरपी सिस्टम(प्रणाली) स्थानीय आधारित या क्लाउड आधारित हो सकती हैं। इंटरनेट उपयोग के साथ किसी भी स्थान से जानकारी सरलता से उपलब्ध होने के कारण हाल के वर्षों में क्लाउड-आधारित अनुप्रयोगों में वृद्धि हुई है। तथा पारंपरिक ऑन-प्रिमाइसेस ईआरपी सिस्टम को अब लिगेसी तकनीक के रूप मे माना जाता है।

ईआरपी एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली द्वारा बनाए गए सामान्य डेटाबेस का उपयोग करके मुख्य व्यवसायिक प्रक्रियाओं का एक एकीकृत और निरंतर अपडेटेड दृश्य प्रदान करता है। ईआरपी सिस्टम व्यावसायिक संसाधनों—नकदी, कच्चा माल, उत्पादन क्षमता—और व्यावसायिक प्रतिबद्धताओं की स्थिति: आदेश, क्रय आदेश और पेरोल आदि हैं। सिस्टम बनाने वाले एप्लिकेशन डेटा प्रदान करने वाले विभिन्न विभागों (विनिर्माण, क्रय, बिक्री, लेखा, आदि) में डेटा साझा करते हैं। ईआरपी सभी व्यावसायिक कार्यों के बीच सूचना प्रवाह की सुविधा प्रदान करता है और बाहरी शेयरहोल्डर के साथ संबंधों का प्रबंधन करता है।

गार्टनर के अनुसार, 2021 में ग्लोबल ईआरपी बाजार का आकार $35 बिलियन होने का अनुमान है। हालांकि प्रारम्भिक ईआरपी सिस्टम बड़े उद्यमों पर केंद्रित थे। और छोटे उद्यम तेजी से ईआरपी सिस्टम का उपयोग करते हैं।

ईआरपी सिस्टम विभिन्न संगठनात्मक प्रणालियों को एकीकृत करता है। तथा त्रुटि मुक्त लेनदेन और उत्पादन की सुविधा प्रदान करता है, जिससे संगठन की दक्षता में वृद्धि होती है। हालांकि, एक ईआरपी सिस्टम का विकास पारंपरिक प्रणाली के विकास से अलग है। ईआरपी प्रणाली विभिन्न प्रकार के कंप्यूटर हार्डवेयर और कंप्यूटर नेटवर्क संरूपण(कॉन्फ़िगरेशन) पर चलती हैं, तथा सामान्य रूप से डेटाबेस का उपयोग सूचना भंडार के रूप में करती हैं।

उत्पत्ति

गार्टनर समूह ने पहली बार 1990 के दशक में भौतिक आवश्यकताओं की योजना (एमआरपी) और बाद में निर्माण संसाधन योजना (एमआरपी II) के साथ-साथ कंप्यूटर-एकीकृत विनिर्माण की क्षमताओं को सम्मिलित करने के लिए ईआरपी का उपयोग किया। इन शर्तों को प्रतिस्थापित किए बिना, ईआरपी एक बड़ा प्रतिनिधित्व करने के लिए विकसित हुआ। जो कि विनिर्माण के अतिरिक्त अनुप्रयोग एकीकरण के विकास को दर्शाता है

सभी ईआरपी पैकेज एक निर्माण कोर से विकसित नहीं होते हैं। ईआरपी विक्रेताओं ने विभिन्न प्रकार से अपने पैकेजों को वित्त, लेखा, अनुरक्षण और मानव संसाधन घटकों के साथ जोड़ना प्रारम्भ किया। तथा 1990 दशक के मध्य तक ईआरपी सिस्टम ने सभी प्रमुख उद्यम कार्यों को संबोधित किया। सरकारों और गैर-लाभकारी संगठनों ने भी ईआरपी सिस्टम का उपयोग करना प्रारम्भ कर दिया। "ईआरपी प्रणाली चयन पद्धति" एक ईआरपी सिस्टम के चयन के लिए औपचारिक प्रक्रिया है। जो उपस्थित पद्धतियों में कुइपर की फ़नल विधि, डोब्रिन का त्रि-आयामी (3डी) वेब-आधारित निर्णय समर्थन उपकरण, और क्लार्कस्टन पोटोमैक पद्धति सम्मिलित हैं।

विस्तार

ईआरपी सिस्टम ने 1990 के दशक में तेजी से विकास का अनुभव किया। वर्ष 2000 की समस्या के कारण कई कंपनियों ने अपने पुराने सिस्टम को ईआरपी से परिवर्तित करने का अवसर लिया।

ईआरपी सिस्टम प्रारम्भ में बैक ऑफिस कार्यों को स्वचालित करने पर केंद्रित थे। जो सीधे ग्राहको और जनता को प्रभावित नहीं करते थे। फ्रंट ऑफिस जैसे कि ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सीधे ग्राहकों के साथ या ई-व्यवसाय सिस्टम जैसे ई-कॉमर्स और ई-सरकार या आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन (एसआरएम) बाद में एकीकृत हो गए। जब इंटरनेट ने बाहरी व्यापार के साथ संचार करना सरल कर दिया था।

ईआरपी II को 2000 में गार्टनर प्रकाशन द्वारा ईआरपी इज डेड-लॉन्ग लिव ईआरपी II नामक एक लेख में कथित किया गया था। यह वेब-आधारित सॉफ़्टवेयर का वर्णन करता है, जो कर्मचारियों और भागीदारों (जैसे आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों) को ईआरपी सिस्टम तक वास्तविक समय पहुंच प्रदान करता है। ईआरपी II भूमिका पारंपरिक ईआरपी संसाधन अनुकूलन और लेनदेन प्रसंस्करण का विस्तार करती है। केवल क्रय, बिक्री, आदि का प्रबंधन करने के अतिरिक्त—ईआरपी II अपने प्रबंधन के तहत संसाधनों में जानकारी का लाभ प्राप्त करता है ताकि उद्यम को अन्य उद्यमों के साथ सहयोग करने में सहायता मिल सके। ईआरपी II पहली पीढ़ी के ईआरपी से अधिक नम्य है। संगठन के भीतर ईआरपी सिस्टम की क्षमताओं को सीमित करने के अतिरिक्त, यह अन्य प्रणालियों के साथ पारस्परिक प्रभाव के लिए संगठित दीवारों से आगे चला जाता है। उद्यम एप्लिकेशन सूट ऐसी प्रणालियों के लिए एक वैकल्पिक नाम है। ईआरपी II सिस्टम का उपयोग सामान्य रूप से सहयोगी पहलों जैसे आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (एससीएम), ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) और व्यापारिक सूचना (बीआई) को विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक व्यापार तकनीकों के उपयोग के माध्यम से व्यापार भागीदार संगठनों के बीच सक्षम करने के लिए किया जाता है। बड़ी संख्या में कंपनियां ईआरपी कंपनी का अधिग्रहण करने के अतिरिक्त ईआरपी सिस्टम में एक जटिल प्रबंधकीय लक्ष्यों का अनुसरण कर रही हैं।

विकासक अब ईआरपी सिस्टम के साथ मोबाइल उपकरणों को एकीकृत करने के लिए और अधिक प्रयास करते हैं। ईआरपी विक्रेता अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ-साथ इन उपकरणों पर ईआरपी का विस्तार कर रहे हैं, ताकि व्यवसायों को तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों पर निर्भर न रहना पड़े। एक उदाहरण के रूप में, ई-कॉमर्स प्लेटफॉर्म शॉपिफाई अक्टूबर 2021 में अपने एप्लिकेशन पर माइक्रोसॉफ्ट और ओरेकल से ईआरपी उपकरण उपलब्ध कराने में सक्षम था।

आधुनिक ईआरपी व्यवसाय एकीकरण के तकनीकी भाग - हार्डवेयर, अनुप्रयोग, नेटवर्किंग, आपूर्ति श्रृंखला आदि है। ईआरपी में अब अधिक कार्य और भूमिकाएँ सम्मिलित हैं - जिसमें निर्णय लेना, शेयरहोल्डर के संबंध, मानकीकरण, पारदर्शिता (व्यवहार), सार्वभौमिकता आदि सम्मिलित हैं।

विशेषताएं

ईआरपी सिस्टम में सामान्य रूप से निम्नलिखित विशेषताएं सम्मिलित होती हैं।

• एकीकृत प्रणाली
• वास्तविक समय में (या निकट) संचालित होता है।
• एक सामान्य डेटाबेस जो सभी अनुप्रयोगों का समर्थन करता है।
• प्रतिरूपक में एक तर्कयुक्त रूप और अनुभव
• सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) विभाग द्वारा विस्तृत अनुप्रयोग/डेटा एकीकरण के साथ प्रणाली की स्थापना, परंतु कार्यान्वयन छोटे चरणों में नहीं किया गया हो।
• परिनियोजन विकल्पों में सम्मिलित हैं- ऑन-प्रिमाइसेस, क्लाउड होस्टेड या सास

कार्यात्मक क्षेत्र

एक ईआरपी सिस्टम निम्नलिखित सामान्य कार्यात्मक क्षेत्रों का संरक्षण करती है। कई ईआरपी सिस्टम में, इन्हें ईआरपी मॉड्यूल भी कहा जाता है और एक साथ समूहीकृत किया जाता है।

• वित्तीय लेखांकन: सामान्य खाता, अचल संपत्ति, पेयबल(देय), वाउचरिंग सहित, मिलान और भुगतान सहित देय खाते, प्राप्य खाते और संग्रह, नकद प्रबंधन, वित्तीय समेकन(व्यवसाय)।
• प्रबंधन लेखांकन: बजट, लागत, लागत प्रबंधन, गतिविधि आधारित लागत।
• मानव संसाधन: भर्ती, प्रशिक्षण, अनुसूची (कार्यस्थल), पेरोल, कर्मचारी लाभ, पेंशन, विविधता (व्यवसाय), सेवानिवृत्ति, कर्मचारी निकास प्रबंधन।
• निर्माण: अभियांत्रिकी, सामग्री का बिल, कार्य आदेश, निर्धारण, क्षमता उपयोग, कार्यप्रवाह प्रबंधन प्रणाली, गुणवत्ता नियंत्रण, निर्माण प्रक्रिया, निर्माण परियोजनाएं, निर्माण प्रवाह, उत्पाद जीवन चक्र प्रबंधन।
• आदेश प्रसंस्करण: नकद का आदेश, ऑर्डर एंट्री, क्रेडिट जाँच, मूल्य निर्धारण, प्रॉमिस के लिए उपलब्ध, भंडार, शिपिंग, बिक्री विश्लेषण और रिपोर्टिंग, बिक्री पर कमीशन।
• आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन: आपूर्ति श्रृंखला योजना, आपूर्तिकर्ता शेड्यूलिंग, उत्पाद विन्यासकर्ता, नकद का आदेश, क्रय, इन्वेंट्री, क्लेम प्रसंस्करण, भंडारण (प्राप्त करना, पुटअवे, आर्डर पिकिंग और पैकेजिंग और लेबलिंग)
• परियोजना प्रबंधन: कार्य की योजना, संसाधन आयोजन, परियोजना लागत, कार्य विश्लेषण संरचना, इनवॉइस, समय और व्यय, प्रदर्शन यूनिट्स, गतिविधि प्रबंधन।
• ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम): बिक्री और विपणन, कमीशन, सेवा, ग्राहक संपर्क, कॉल सेंटर समर्थन – सीआरएम सिस्टम को सदैव ईआरपी सिस्टम का भाग नहीं माना जाता है, बल्कि व्यापार समर्थन प्रणाली (बीएसएस)
• आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन (एसआरएम): आपूर्तिकर्ता, आदेश, भुगतान।
• डेटा सेवाएं: ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और/या कर्मचारियों के लिए विभिन्न "स्व-सेवा" इंटरफेस।
• स्कूल और शैक्षणिक संस्थानों का प्रबंधन।

जीआरपी - सरकार में ईआरपी का उपयोग

सरकारी संसाधन योजना (जीआरपी) सार्वजनिक क्षेत्र के लिए एक ईआरपी और सरकारी निकायों के लिए एक एकीकृत कार्यालय स्वचालन प्रणाली के बराबर है। सॉफ्टवेयर संरचना, मॉड्यूलराइजेशन, कोर एल्गोरिदम और मुख्य इंटरफेस अन्य ईआरपी से अलग नहीं होते हैं, और ईआरपी सॉफ्टवेयर आपूर्तिकर्ता अपने सिस्टम को सरकारी एजेंसियों के अनुकूल बनाने का प्रबंधन करते हैं।

निजी और सार्वजनिक संगठनों में दोनों प्रणाली कार्यान्वयन, संगठनों में उत्पादकता और समग्र व्यापार प्रदर्शन में सुधार के लिए अपनाए जाते हैं, लेकिन कार्यान्वयन की तुलना (निजी बनाम सार्वजनिक) से पता चलता है कि सार्वजनिक क्षेत्र में ईआरपी कार्यान्वयन की सफलता को प्रभावित करने वाले मुख्य कारक सांस्कृतिक होते हैं।

सर्वोत्तम अभ्यास

अधिकांश ईआरपी सिस्टम सर्वोत्तम प्रथाओं को सम्मिलित करते हैं। इसका अर्थ यह है कि सॉफ्टवेयर प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया को करने के लिए सबसे प्रभावी तरीके की विक्रेता की व्याख्या को दर्शाता है। ग्राहक इन प्रथाओं को कितनी सरलता से संशोधित कर सकता है, इसमें भिन्न सिस्टम होते हैं।

सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग आईएफआरएस, सरबनेस-ऑक्सले या बेसल II जैसी आवश्यकताओं के अनुपालन को साधारण बनाता है। वे इलेक्ट्रॉनिक निधि अंतरण जैसे वास्तविक उद्योग मानकों का अनुपालन करने में भी मदद कर सकते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि ईआरपी सॉफ्टवेयर के भीतर प्रक्रिया को सरलता से संहिताबद्ध किया जा सकता है और उस व्यवसाय की आवश्यकता को साझा करने वाले कई व्यवसायों में दृढ विश्वास के साथ दोहराया जा सकता है।

प्लांट फ्लोर की जानकारी के लिए कनेक्टिविटी

ईआरपी सिस्टम विभिन्न तरीकों से रीयल-टाइम डेटा और लेनदेन डेटा से जुड़ते हैं। ये सिस्टम सामान्य रूप से सिस्टम इंटीग्रेटर्स द्वारा कॉन्फ़िगर किए जाते हैं, जो प्रक्रिया उपकरण और विक्रेता समाधानों पर अद्वितीय ज्ञान को प्राप्त करते हैं।

प्रत्यक्ष एकीकरण- ईआरपी सिस्टम में उत्पाद के सुझाव भाग के रूप में कनेक्टिविटी (फर्श उपकरण लगाने के लिए संचार) है। इसके लिए यह आवश्यक है कि विक्रेता प्लांट फ्लोर उपकरण के लिए विशिष्ट सहायता प्रदान करें जो उनके ग्राहक संचालित करते हैं।

डेटाबेस इंटीग्रेशन—ईआरपी सिस्टम डेटाबेस में नियमित तालिका के माध्यम से प्लांट फ्लोर डेटा स्रोतों से जुड़ते हैं। प्लांट फ्लोर सिस्टम डेटाबेस में आवश्यक जानकारी को संग्रहीत करता है। ईआरपी सिस्टम तालिका में जानकारी पढ़ता है। नियमित तालिका का यह लाभ होता है कि ईआरपी विक्रेताओं को उपकरण एकीकरण की जटिलताओं में कुशलता प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होती है। क्योकि यह कनेक्टिविटी सिस्टम इंटीग्रेटर की जिम्मेदारी बन जाती है।

उद्यम उपकरण लेनदेन मॉड्यूल (ईएटीएम)—ये उपकरण सीधे प्लांट फ्लोर इक्विपमेंट और ईआरपी सिस्टम के साथ ईआरपी सिस्टम द्वारा समर्थित विधियों के माध्यम से संचार करते हैं। ईएटीएम एक नियमित तालिका, वेब सेवाओं या सिस्टम-विशिष्ट प्रोग्राम इंटरफेस (एपीआई) को नियोजित कर सकता है। एक ईएटीएम ऑफ-द-शेल्फ(उद्यत) समाधान होने का लाभ प्रदान करता है।

कस्टम-एकीकरण समाधान—कई सिस्टम इंटीग्रेटर्स कस्टम समाधान प्रदान करते हैं। इन प्रणालियों में प्रारंभिक एकीकरण लागत का उच्चतम स्तर होता है। और इसमें उच्च दीर्घकालिक रखरखाव और विश्वसनीयता लागत हो सकती है। सावधानीपूर्वक सिस्टम परीक्षण और संपूर्ण दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से दीर्घकालिक लागत को कम किया जा सकता है। कस्टम-एकीकृत समाधान सामान्य रूप से वर्कस्टेशन या सर्वर-क्लास कंप्यूटर पर चलते हैं।

कार्यान्वयन

ईआरपी का दायरा सामान्य रूप से कर्मचारियों की कार्य प्रक्रियाओं और प्रथाओं में महत्वपूर्ण परिवर्तनों को दर्शाता है। सामान्य रूप से, ऐसे परिवर्तनों को लागू करने में सहायता के लिए तीन प्रकार की सेवाएं उपलब्ध हैं: परामर्श, अनुकूलन, और समर्थन। कार्यान्वयन का समय व्यवसाय के आकार, मॉड्यूल की संख्या, अनुकूलन, प्रक्रिया में बदलाव का दायरा और परियोजना स्वामित्व लेने के लिए ग्राहक की तत्परता पर निर्भर करता है। मॉड्यूलर ईआरपी सिस्टम को कई चरणों में लागू किया जा सकता है। एक बड़े उद्यम के लिए विशिष्ट परियोजना में लगभग 14 महीने लगते हैं और इसके लिए लगभग 150 सलाहकारों की आवश्यकता होती है। छोटी परियोजनाओं में महीनों लग सकते हैं। तथा बहुराष्ट्रीय और अन्य बड़े कार्यान्वयन में वर्षों लग सकते हैं। अनुकूलन कार्यान्वयन समय मे मूल रूप से वृद्धि कर सकता है।

इसके अतिरिक्त, सूचना प्रसंस्करण विभिन्न व्यावसायिक कार्यों को प्रभावित करता है। उदाहरण: वॉल-मार्ट जैसी कुछ बड़ी संस्थाए जस्ट इन टाइम(व्यवसाय) इन्वेंट्री सिस्टम का उपयोग करती हैं। यह इन्वेंट्री भंडारण को कम करता है और डिलीवरी दक्षता को बढ़ाता है। तथा इसके लिए आधुनिक डेटा की आवश्यकता होती है। 2014 से पहले, वॉलमार्ट ने पुनःपूर्ति के प्रबंधन करने के लिए आईबीएम द्वारा विकसित इन्फोर्मेम नामक एक प्रणाली का उपयोग किया था।

प्रक्रिया की तैयारी

ईआरपी को लागू करने के लिए सामान्य रूप से उपस्थित व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन की आवश्यकता होती है। कार्यान्वयन प्रारम्भ करने से पहले आवश्यक प्रक्रिया परिवर्तनों की अपर्याप्त समझ परियोजना की विफलता का एक मुख्य कारण है। प्रणाली मे कई कठिनाइयाँ व्यवसाय प्रक्रिया, आधारभूत संरचना, प्रशिक्षण या प्रेरणा की कमी से संबंधित हो सकती हैं।

इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि संगठन ईआरपी सॉफ्टवेयर लगाने से पहले प्रक्रियाओं का पूरी तरह से विश्लेषण करें। क्योकि विश्लेषण प्रक्रिया आधुनिकीकरण के अवसरों की पहचान कर सकता है। यह ईआरपी सिस्टम द्वारा प्रदान की गई प्रक्रियाओं के साथ वर्तमान प्रक्रियाओं के संरेखण के आकलन को भी सक्षम बनाता है। तथा अनुसंधान इंगित करता है कि जिससे व्यवसाय प्रक्रिया बेमेल का जोखिम(रिस्क) कम हो जाता है।

• वर्तमान प्रक्रियाओं को संगठन की कार्यनीति से जोड़ना
• प्रत्येक प्रक्रिया की प्रभावशीलता का विश्लेषण करना
• उपस्थित स्वचालित समाधानों को समझना

विकेन्द्रीकृत संगठनों में ईआरपी कार्यान्वयन बहुत अधिक कठिन (और राजनीतिक रूप से आरोपित) होते है। क्योंकि उनके पास प्रायः अलग-अलग प्रक्रियाएं, व्यापार नियम, डेटा शब्दार्थ, प्राधिकरण पदानुक्रम और निर्णय केंद्र होते हैं। इसके लिए कुछ व्यावसायिक इकाइयों को दूसरों से पहले माइग्रेट करने की आवश्यकता हो सकती है, प्रत्येक इकाई के लिए आवश्यक परिवर्तनों के माध्यम से कार्यान्वयन में देरी, संभवतः एकीकरण को कम करना (जैसे, मास्टर डेटा प्रबंधन के माध्यम से लिंक करना) या विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम को अनुकूलित करना होता है।

एक संभावित नुकसान यह है कि मानक प्रक्रियाओं को अपनाने से प्रतिस्पर्धात्मक लाभ का नुकसान हो सकता है। जबकि ऐसा हुआ है कि एक क्षेत्र में नुकसान प्रायः अन्य क्षेत्रों में लाभ के बराबर होता है, जिससे समग्र प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बढ़ता है।

कॉन्फ़िगरेशन (संरूपण)

ईआरपी सिस्टम को कॉन्फ़िगर करना मूल रूप से उस तरीके को संतुलित करने की स्थिति है जिस तरह से संगठन चाहता है कि सिस्टम काम करने के तरीके के साथ काम करे। ईआरपी सिस्टम में सामान्य रूप से कई सेटिंग्स सम्मिलित होती हैं, जो सिस्टम संचालन को संशोधित करती हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन उपयोग करने के लिए इन्वेंट्री एकाउंटिंग के प्रकार—फीफो या लिफो—का चयन कर सकता है। भौगोलिक इकाई, उत्पाद लाइन, या वितरण मे माध्यम द्वारा राजस्व(कर) की पहचान करना है या नहीं, और ग्राहक रिटर्न पर शिपिंग लागत का भुगतान करना है या नहीं, सम्मिलिता होता है।

दो स्तरीय उद्यम संसाधन योजना

दो स्तरीय ईआरपी सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर कंपनियों को एक साथ दो ईआरपी सिस्टम के बराबर चलाने की सुविधा देता है। एक कॉर्पोरेट स्तर पर और एक डिवीजन या सहायक स्तर पर। उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी मुख्य कंपनी के ग्राहकों का समर्थन करने के लिए स्वतंत्र ग्लोबल या क्षेत्रीय वितरण, उत्पादन या बिक्री केंद्रों और सेवा प्रदाताओं का उपयोग करके पूरे संगठन का प्रबंधन करने के लिए ईआरपी सिस्टम का उपयोग कर सकती है। प्रत्येक स्वतंत्र केंद्र या सहायक का अपना व्यवसाय संचालन चक्र, कार्यप्रवाह और व्यावसायिक प्रक्रियाएँ भी हो सकती हैं।

ग्लोबलाइजेशन की वास्तविकताओं को देखते हुए, उद्यम लगातार मूल्यांकन करते हैं कि युक्तिपूर्ण लक्ष्यों का समर्थन करने, लाभप्रदता बढ़ाने और मूल्य प्रदान करने के दौरान समय-समय पर बाजार को कम करने के लिए अपने क्षेत्रीय, प्रभागीय और उत्पाद या विनिर्माण योजनाओ का अनुकूलन कैसे करें। द्वि-स्तरीय ईआरपी के साथ, क्षेत्रीय वितरण, उत्पादन या बिक्री केंद्र और सेवा प्रदाता अपनी स्वयं के ईआरपी सिस्टम का उपयोग करते हुए मुख्य कंपनी से अलग अपने निजी व्यवसाय मॉडल के तहत काम करना जारी रखते हैं। चूँकि इन छोटी कंपनियों की प्रक्रियाएँ और कार्यप्रवाह मुख्य कंपनी की प्रक्रियाओं और कार्यप्रवाहों से बंधे नहीं होते हैं। और वे कई स्थानों पर स्थानीय व्यावसायिक आवश्यकताओं का जवाब दे सकते हैं।

दो-स्तरीय ईआरपी प्रणालियों को अपनाने वाले उद्यमों को प्रभावित करने वाले कारकों में निम्न सम्मिलित हैं:

• विनिर्माण ग्लोबलाइजेशन, विकसित अर्थव्यवस्थाओं में सोर्सिंग का अर्थशास्त्र
• छोटी कंपनियों के लिए अधिक अनुकूल सॉफ्टवेयर के चयन के आधार पर सहायक कंपनियों में तेज, कम खर्चीले ईआरपी कार्यान्वयन की क्षमता
• अतिरिक्त प्रयास, (प्रायः उद्यम अनुप्रयोग एकीकरण के उपयोग को सम्मिलित करते हुए) की आवश्यकता होती है, जहां डेटा को दो ईआरपी सिस्टम के बीच पास होना चाहिए। दो स्तरीय ईआरपी युक्तिपूर्ण उद्यमों को बाजार की माँगों के जवाब में और कॉर्पोरेट स्तर पर आईटी सिस्टम को अनिवार्य रूप से संरेखित करने में स्फूर्ति प्रदान करती हैं। जिसके परिणामस्वरूप पूरे संगठन में उपयोग की जाने वाली एक ईआरपी प्रणाली की तुलना में अधिक प्रणालियां संचालित होती हैं।

अनुकूलन

ईआरपी सिस्टम सैद्धांतिक रूप से उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं पर आधारित हैं। और उनके निर्माताओं का मुख्य उद्देश्य यह है कि संगठन उन्हें उसी रूप में प्रसारित करें। जैसा की एक संगठन लिए उपयोगी होता है। ईआरपी विक्रेता ग्राहकों को कॉन्फ़िगरेशन विकल्प प्रदान करते हैं, जिससे संगठनों को अपने निजी व्यावसायिक नियमों को सम्मिलित करने मे सुविधा प्राप्त हो। लेकिन सुविधाओं में अंतराल प्रायः कॉन्फ़िगरेशन पूर्ण होने के बाद भी बना रहता है।

ईआरपी ग्राहकों के पास सुविधाओं की कमी को पूरा करने के लिए कई विकल्प होते हैं। जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे/नुकसान हैं। तकनीकी समाधानों में डिलीवर किए गए सॉफ़्टवेयर का पुनर्लेखन भाग, ईआरपी सिस्टम के भीतर काम करने के लिए एक स्वदेशी मॉड्यूल लिखना या किसी बाहरी सिस्टम से इंटरफेस करना सम्मिलित है। ये तीन विकल्प सिस्टम अनुकूलन की अलग-अलग डिग्री का गठन करते हैं - पहला सबसे आक्रामक और बनाए रखने के लिए महंगा है। वैकल्पिक रूप से यह गैर-तकनीकी विकल्प हैं जैसे वितरित ईआरपी विशेषता संग्रह से अपेक्षाकृत मिलान करने के लिए व्यावसायिक प्रथाओं या संगठनात्मक नीतियों को परिवर्तित करना तथा अनुकूलन और कॉन्फ़िगरेशन के बीच मुख्य अंतर सम्मिलित होते हैं:

• उत्पाद डेटा प्रबंधन
• उत्पाद जीवन चक्र प्रबंधन
• ग्राहक संबंध प्रबंधन
• डेटा खनन
• ई-उपलब्धि

आंकड़ों का विस्थापन

डेटा स्थानांतरण उपस्थित सिस्टम से ईआरपी सिस्टम में डेटा को स्थानांतरित करने, कॉपी करने और पुनर्संरचना करने की प्रक्रिया है। स्थानांतरण कार्यान्वयन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण योजना की आवश्यकता होती है। दुर्भाग्य से, चूंकि स्थानांतरण उत्पादन चरण से पहले की अंतिम गतिविधियों में से एक होता है। इसलिए इस पर प्रायः अपर्याप्त ध्यान दिया जाता है। निम्नलिखित चरण अभिगमन योजना की संरचना कर सकते हैं।

• स्थानांतरण किए जाने वाले डेटा की पहचान करें।
• स्थानांतरण समय निर्धारित करें।
• प्रमुख डेटा घटकों के लिए डेटा स्थानांतरण टेम्प्लेट बनाएं
• टूलसेट को स्थित करें।
• प्रमुख व्यावसायिक खातों के स्थानांतरण-संबंधी सेटअप पर निर्णय लें।
• डेटा संग्रह नीतियों और प्रक्रियाओं को परिभाषित करें।

प्रायः डेटा स्थानांतरण अधूरा होता है क्योंकि उपस्थित सिस्टम में कुछ डेटा या तो असंगत होता है या नए सिस्टम में इसकी आवश्यकता नहीं होती है। इस प्रकार, नई ईआरपी सिस्टम के स्थापित होने के बाद वापस संदर्भ के लिए उपस्थित प्रणाली को एक संग्रहीत डेटाबेस के रूप में रखने की आवश्यकता हो सकती है।

लाभ

ईआरपी का सबसे मौलिक लाभ यह है कि असंख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एकीकरण व्यय और समय बचाता है। प्रबंधन तेजी से और कम त्रुटियों के साथ निर्णय ले सकता है। तथा डेटा पूरे संगठन में दिखाई देता है। इस एकीकरण से लाभान्वित होने वाले कार्यों में सम्मिलित निम्न हैं:

• बिक्री पूर्वानुमान, जो सूची अनुकूलन की अनुमति देता है।
• संचालन के प्रत्येक क्षेत्र में प्रासंगिक डेटा संकलन के माध्यम से प्रत्येक लेनदेन का कालानुक्रमिक इतिहास।
• आदेश ट्रैकिंग, स्वीकृति पूर्ति के माध्यम से
• वित्त ट्रैकिंग, चालान नकद रसीद के माध्यम से
• मिलान खरीद आदेश (क्या आदेश दिया गया था।), इन्वेंट्री रसीदें (क्या आया) और लागत (विक्रेता ने क्या चालान किया)

जो ईआरपी प्रणालियाँ व्यावसायिक डेटा को केंद्रीकृत करती हैं:

• कई प्रणालियों के बीच परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। जिनमे वित्त, विपणन, बिक्री, मानव संसाधन और विनिर्माण अनुप्रयोगों का समेकन सम्मिलित है।
• सांख्यिकीय डेटा के प्रत्येक बिट में वैधता और पारदर्शिता को ग्रहण करता है।
• मानक उत्पाद नामकरण/कोडिंग की सुविधा प्रदान करता है।
• उचित निर्णय लेने के लिए कहीं भी, कभी भी प्रबंधन के लिए वास्तविक समय की जानकारी उपलब्ध कराने के लिए एक व्यापक उद्यम दृश्य (सूचना का कोई द्वीप नहीं) प्रदान करता है।
• कई सुरक्षा प्रणालियों को एक संरचना में समेकित करके संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करता है।

सुविधा

• ईआरपी एक अधिक स्फूर्तिमान कंपनी बनाता है, जो परिवर्तन को अपेक्षाकृत तरीके से स्वीकृत करती है। यह एक कंपनी को अधिक नम्य और कम कठोर रूप से संरचित करती है, इसलिए संगठन के घटक अधिक संसक्त रूप से संचालित होते हैं, तथा व्यवसाय को आंतरिक और बाहरी रूप से विकसित करते हैं।
• ईआरपी सीमित वातावरण में डेटा की सुरक्षा में सुधार कर सकता है। एक सामान्य नियंत्रण प्रणाली, जैसे कि ईआरपी सिस्टम द्वारा पेश किए जाने वाले संगठनों को अधिक सरलता से यह सुनिश्चित करने की क्षमता देती है कि प्रमुख कंपनी के डेटा से समझौता नहीं किया गया है। हालांकि, यह अधिक विकसित वातावरण के साथ परिवर्तित होता है, जिसके लिए ईआरपी सुरक्षा सुविधाओं और सुरक्षा के संबंध में आंतरिक कंपनी की नीतियों मे जांच की आवश्यकता होती है।
• ईआरपी सहयोग के लिए बढ़े हुए अवसर प्रदान करता है। आधुनिक उद्यम में डेटा को कई रूप मे लेता है, जिसमें दस्तावेज़, फ़ाइलें, फ़ॉर्म, ऑडियो और वीडियो और ईमेल सम्मिलित हैं। सहयोग की अनुमति देने के लिए प्रायः प्रत्येक डेटा माध्यम का अपना तंत्र होता है। ईआरपी एक सहयोगी मंच प्रदान करता है, जो कर्मचारियों को वितरित प्रणालियों में विभिन्न स्वरूपों में संचार करने के सीखने की अवस्था में कुशलता प्राप्त करने के अतिरिक्त सामग्री पर सहयोग करने में अधिक समय देता है।
• ईआरपी सामान्य प्रक्रियाओं के मानकीकरण, एक एकीकृत प्रणाली, मानकीकृत रिपोर्टिंग, अपेक्षाकृत प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) और सामान्य डेटा तक पहुंच जैसे कई लाभ प्रदान करता है। ईआरपी के प्रमुख लाभों में से एक; एकीकृत प्रणाली की अवधारणा की प्रायः व्यापार द्वारा गलत व्याख्या की जाती है। ईआरपी एक केंद्रीकृत प्रणाली है, जो सभी प्रमुख उद्यम कार्यों के साथ कड़ा एकीकरण प्रदान करती है। चाहे वह एचआर, योजना, खरीद, बिक्री, ग्राहक संबंध, वित्त या विश्लेषण, साथ ही अन्य जुड़े हुए अनुप्रयोग कार्य सम्मिलित हो सकते है। उस अर्थ में ईआरपी को एक केंद्रीकृत एकीकृत उद्यम प्रणाली (सीआईईएस) के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

नुकसान

• अनुकूलन समस्याग्रस्त हो सकता है। नस्ल के सर्वोत्तम दृष्टिकोण की तुलना में, ईआरपी को संगठन की सबसे कम सामान्य भाजक आवश्यकताओं को पूरा करने के रूप में देखा जा सकता है, जिससे संगठन को अद्वितीय मांगों को पूरा करने के लिए समाधान खोजने के लिए मजबूर होना पड़ता है।
• ईआरपी प्रणाली में फिट होने के लिए रीइंजीनियरिंग व्यावसायिक प्रक्रियाए प्रतिस्पर्धात्मकता को नुकसान पहुंचा सकती हैं या अन्य महत्वपूर्ण गतिविधियों से ध्यान हटा सकती हैं।
• ईआरपी की लागत कम एकीकृत या कम व्यापक समाधानों से अधिक हो सकती है।
• उच्च ईआरपी स्विचिंग लागत ईआरपी विक्रेता की अन्तः क्रिया की शक्ति को बढ़ा सकती है, जिससे समर्थन, रखरखाव और उन्नयन व्यय में वृद्धि हो सकती है।
• विभागों के बीच संवेदनशील जानकारी साझा करने के प्रतिरोध पर काबू पाने से प्रबंधन का ध्यान भटक सकता है।
• वास्तव में स्वतंत्र व्यवसायों का एकीकरण अनावश्यक निर्भरताएँ पैदा कर सकता है।
• व्यापक प्रशिक्षण आवश्यकताओं को दैनिक संचालन से संसाधनों की आवश्यकता होती है।
• ईआरपी सिस्टम का सामंजस्य एक विशाल कार्य हो सकता है (विशेष रूप से बड़ी कंपनियों के लिए) और इसके लिए बहुत समय, योजना और धन की आवश्यकता होती है।
• महत्वपूर्ण चुनौतियों में कार्यान्वयन के बाद बहुत जल्दी परियोजना टीम को भंग करना, इंटरफ़ेस, उचित परीक्षण की कमी, समय क्षेत्र की सीमाएं, तनाव, ऑफशोरिंग, परिवर्तन के लिए लोगों का प्रतिरोध, एक छोटी हाइपर-केयर अवधि, और डेटा सफाई सम्मिलित होती हैं।

महत्वपूर्ण सफलता कारक

महत्वपूर्ण सफलता कारक एक सीमित संख्या में क्षेत्र हैं जिनमें परिणाम संतोषजनक होने पर संगठन के सफल प्रतिस्पर्धी प्रदर्शन को सुनिश्चित करेंगे। सीएसएफ पद्धति ने संगठनों को अपनी महत्वपूर्ण सूचना आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करने में सहायता की है। महत्वपूर्ण सफलता कारकों के प्रमुख क्षेत्रों में संतोषजनक परिणाम प्राप्त करने से प्रतिस्पर्धात्मक लाभ सुनिश्चित हो सकता है जिससे संगठनात्मक प्रदर्शन में सुधार हो और संगठनों द्वारा सामना की जाने वाली चुनौतियों पर नियंत्रण प्राप्त किया जा सके। महत्वपूर्ण सफलता कारक सैद्धांतिक आधार को कई शोधकर्ताओं द्वारा सुधार, सत्यापित और मान्य किया गया है। जिसने सीएसएफ के महत्व और ईआरपी परियोजना कार्यान्वयन के लिए इसके आवेदन को रेखांकित किया है।

महत्वपूर्ण सफलता के कारकों का अनुप्रयोग संगठनों को अधिक गलतियाँ करने से रोक सकता है, और सीएसएफ का प्रभावी उपयोग परियोजना की सफलता सुनिश्चित कर सकता है। तथा परियोजना कार्यान्वयन के दौरान विफलताओं को कम कर सकता है। ईआरपी परियोजनाओं से संबंधित कुछ महत्वपूर्ण महत्वपूर्ण सफलता कारक हैं- अपने डेटा को जानें, लंबा और अधिक एकीकृत परीक्षण, सही लोगों का उपयोग, लंबी स्थिरीकरण अवधि (हाइपर-केयर), स्पष्ट संचार, व्यवसाय से जल्दी खरीदारी, एक लीन एजाइल कार्यक्रम, कम अनुकूलन, ईआरपी परियोजनाओं को व्यवसाय-संचालित होना चाहिए न कि आईटी-संचालित होना चाहिए।

अभिग्रहण दर

225 निर्माताओं, खुदरा विक्रेताओं और वितरकों के एक सर्वेक्षण के आधार पर 2011 में प्रकाशित शोध में पाया गया कि ब्याज की उच्च दरें और ईआरपी सिस्टम को अपनाना और ईआरपी सिस्टम की अवधारणा से बहुत कम व्यवसाय "पूरी तरह से अछूत" थे। तथा 27% कंपनियों के सर्वेक्षण में पूरी तरह से परिचालन प्रणाली थी, 12% उस समय एक प्रणाली को रोल आउट कर रहे थे और 26% के पास एक उपस्थित ईआरपी सिस्टम थी जिसका वे विस्तार या उन्नयन कर रहे थे।

उत्तर आधुनिक ईआरपी

शब्द "उत्तर आधुनिक ईआरपी" गार्टनर द्वारा 2013 में निर्मित किया गया था, जब यह पहली बार पेपर श्रृंखला "भविष्यवाणी 2014" में दिखाया दिया था। तब उत्तर आधुनिक ईआरपी कार्यनीति की गार्टनर की परिभाषा के अनुसार, लिगेसी, अखंड प्रणाली और अत्यधिक अनुकूलित ईआरपी सुइट्स, जिनमें सभी भाग एक-दूसरे पर बहुत अधिक निर्भर हैं तथा इसको बाद में क्लाउड-आधारित और ऑन-प्रिमाइसेस अनुप्रयोगों के मिश्रण से प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए। जो अधिक निर्बद्ध युग्मित होते हैं और यदि आवश्यकता हो तो सरलता से परिवर्तित किया जा सकता हैं।

मूल विचार यह है कि अभी भी एक कोर ईआरपी समाधान होना चाहिए। जो सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक कार्यों को सम्मिलित करेगा।, जबकि अन्य कार्यों को विशेषज्ञ सॉफ्टवेयर समाधानों द्वारा सम्मिलित किया जाएगा। जो केवल कोर ईआरपी का विस्तार करते हैं। यह अवधारणा सॉफ्टवेयर निष्पादन के लिए तथाकथित सर्वश्रेष्ठ किस्म के दृष्टिकोण के समान है। लेकिन इसे इसके साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए। जबकि दोनों ही स्थितियों में, संपूर्ण बनाने वाले एप्लिकेशन अपेक्षाकृत अस्पष्ट रूप से जुड़े हुए हैं और लगभग सरलता से विनिमेय हैं, इसके बाद की स्थिति में कोई भी ईआरपी समाधान नहीं होता है। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक व्यावसायिक कार्य एक अलग सॉफ्टवेयर समाधान द्वारा सम्मिलित किया जाता है।

हालांकि, इस बारे में कोई गार्टनर नियम नहीं है कि कौन से व्यावसायिक कार्य कोर ईआरपी का भाग होने चाहिए। और कौन से पूरक समाधानों द्वारा सम्मिलित किए जाने चाहिए। गार्टनर के अनुसार, कंपनी की आंतरिक और बाहरी जरूरतों, संचालन और प्रक्रियाओं के आधार पर, प्रत्येक कंपनी को अपनी उत्तर आधुनिक ईआरपी योजना को परिभाषित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कंपनी परिभाषित कर सकती है कि कोर ईआरपी समाधान में उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सम्मिलित किया जाना चाहिए जो फ़ायरवॉल के पीछे रहनी चाहिए, और इसलिए अपने कोर ईआरपी को ऑन-प्रिमाइसेस छोड़ने का चयन करें। उसी समय, एक अन्य कंपनी क्लाउड में कोर ईआरपी समाधान को होस्ट करने और ऑन-प्रिमाइसेस के पूरक समाधान के रूप में केवल कुछ ईआरपी मॉड्यूल को स्थानांतरित करने का निर्णय ले सकती है।

उत्तर आधुनिक ईआरपी योजना को लागू करने से कंपनियों को जो मुख्य लाभ प्राप्त होते है। वे गति और नम्य, जब व्यावसायिक प्रक्रियाओं में या संगठनात्मक स्तर पर अप्रत्याशित परिवर्तनों पर प्रतिक्रिया करते हैं। तब अपेक्षाकृत अस्पष्ट संयोजन वाले अधिकांश अनुप्रयोगों के साथ, जब भी आवश्यक हो, तब उन्हें परिवर्तित करना या अपग्रेड करना बहुत सरल होता है। इसके अतिरिक्त, उपरोक्त उदाहरणों का अनुसरण करते हुए, कंपनियां क्लाउड-आधारित और ऑन-प्रिमाइसेस समाधानों का चयन और संयोजन कर सकती हैं। जो उनकी ईआरपी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हैं। उत्तर-आधुनिक ईआरपी का नकारात्मक पक्ष यह है कि जिससे सॉफ्टवेयर विक्रेताओं की संख्या में वृद्धि होने की संभावना होती है। तथा जिन्हें कंपनियों को प्रबंधित करना होता है। उनके साथ ही केंद्रीय आईटी के लिए अनुप्रयोग एकीकरण की चुनौतियां भी उत्पन्न होती है।

यह भी देखें

• ईआरपी सॉफ्टवेयर पैकेजों की सूची
• बिजनेस प्रक्रिया प्रबंधन
• ईआरपी मॉडलिंग
• परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर की तुलना

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