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1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित थे। | 1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित थे। | ||
बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में{{When|date=February 2011}} दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए | बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में{{When|date=February 2011}} दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए अनुप्रयोग बढ़े। | ||
इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)। | इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)। | ||
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| '''[[Metadata|मेटाडेटा]]''' || मेटाडेटा सामान्यतः प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान सम्मलित हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है। | | '''[[Metadata|मेटाडेटा]]''' || मेटाडेटा सामान्यतः प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान सम्मलित हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है। | ||
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| '''एकीकरण''' || कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली रिपॉजिटरी से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में रिपॉजिटरी में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण सामान्यतः विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, सामान्यतः ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक | | '''एकीकरण''' || कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली रिपॉजिटरी से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में रिपॉजिटरी में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण सामान्यतः विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, सामान्यतः ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक अनुप्रयोग प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.<ref name="ShivakumarEnter16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=wFK9DQAAQBAJ&pg=PA93 |title=Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms |last=Shivakumar |first=S.K. |publisher=John Wiley & Sons |page=93 |year=2016 |isbn=9781119206828 |access-date=19 May 2018}}</ref><ref name="FletcherWorkflow03">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=Z0VuXKlaLNcC&pg=PA16 |title=Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual |last1=Fletcher |first1=A.N. |last2=Brahm |first2=M. |last3=Pargmann |first3=H. |publisher=Springer Science & Business Media |pages=15–16 |year=2003 |isbn=9783540404033 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
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| '''कैप्चर'''|| कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना सम्मलित है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी सम्मलित हो सकता है।<ref name="WebberITGov16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4OzyDAAAQBAJ&pg=SA41-PA4 |title=It Governance: Policies and Procedures |last1=Webber |first1=M. |last2=Webber |first2=L. |publisher=Wolters Kluwer |page=41-4 |year=2016 |isbn=9781454871323 |access-date=19 May 2018}}</ref> | | '''कैप्चर'''|| कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना सम्मलित है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी सम्मलित हो सकता है।<ref name="WebberITGov16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4OzyDAAAQBAJ&pg=SA41-PA4 |title=It Governance: Policies and Procedures |last1=Webber |first1=M. |last2=Webber |first2=L. |publisher=Wolters Kluwer |page=41-4 |year=2016 |isbn=9781454871323 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
Revision as of 13:04, 13 January 2023
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली ( डीएमएस) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज सम्मलित है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का सामग्री प्रबंधन प्रणाली की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह डिजिटल संपत्ति प्रबंधन, दस्तावेज़ इमेजिंग, कार्यप्रवाह प्रणाली और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से संबंधित होता है।
इतिहास
1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित थे।
बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में[when?] दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए अनुप्रयोग बढ़े।
इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)।
जबकि कई ईडीएम प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल, पीडीएफ) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ एचटीएमएल के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये एचटीएमएल-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।[1] सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-एचटीएमएल सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है।एचटीएमएल के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है, क्योंकि अधिकांश खोज इंजन एचटीएमएल के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। एचटीएमएल संग्रहण प्रारूप के बिना डीएमएस को पूर्ण पाठ खोज वर्कफ़्लो को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है
बूलियन प्रश्नों, क्लस्टर विश्लेषण और स्टेमिंग क्लस्टर विश्लेषण [2] सहित खोज क्षमताएं डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के आदी हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।
अवयव
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ सामान्यतः भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:
| विषय | विवरण |
|---|---|
| मेटाडेटा | मेटाडेटा सामान्यतः प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान सम्मलित हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है। |
| एकीकरण | कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली रिपॉजिटरी से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में रिपॉजिटरी में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण सामान्यतः विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, सामान्यतः ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक अनुप्रयोग प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.[3][4] |
| कैप्चर | कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना सम्मलित है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी सम्मलित हो सकता है।[5] |
| आंकड़ा मान्यीकरण | डेटा सत्यापन नियम डीएमएस में डेटा आयात करने से पहले वास्तविक समय सुधार विकल्पों की सिफारिश करते हुए दस्तावेज़ विफलताओं, लापता हस्ताक्षरों, गलत वर्तनी वाले नामों और अन्य मुद्दों की जांच कर सकते हैं। डेटा सत्यापन के हिस्से के रूप में सामंजस्य और डेटा प्रारूप परिवर्तन के रूप में अतिरिक्त प्रसंस्करण भी लागू किया जा सकता है।[6][7] |
| इंडेक्सिंग | इंडेक्सिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को ट्रैक करता है। इंडेक्सिंग अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ताओं का ट्रैक रखने जितना आसान हो सकता है; लेकिन अक्सर यह एक अधिक जटिल रूप लेता है, दस्तावेजों के मेटाडेटा के माध्यम से वर्गीकरण प्रदान करता है या दस्तावेजों की सामग्री से निकाले गए शब्द अनुक्रमणिका के माध्यम से भी। अनुक्रमण मुख्य रूप से सूचना क्वेरी और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करने के लिए मौजूद है। तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण महत्व का एक क्षेत्र एक इंडेक्स टोपोलॉजी या योजना का निर्माण है।[8] |
| भंडारण | इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करें। दस्तावेज़ों के संग्रहण में अक्सर उन्हीं दस्तावेज़ों का प्रबंधन सम्मलित होता है; वे कहाँ संग्रहीत हैं, कितने समय के लिए, दस्तावेजों का एक भंडारण मीडिया से दूसरे में स्थानांतरण (श्रेणीबद्ध भंडारण प्रबंधन) और अंततः दस्तावेज़ विनाश। |
| पुनःप्राप्ति | भंडारण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करें। हालांकि किसी विशेष दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने की धारणा सरल है, इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ में पुनर्प्राप्ति काफी जटिल और शक्तिशाली हो सकती है। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की सरल पुनर्प्राप्ति को उपयोगकर्ता को विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की अनुमति देकर समर्थित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने के लिए सिस्टम को मूल अनुक्रमणिका (या इसके डेटा स्टोर पर एक गैर-अनुक्रमित क्वेरी) का उपयोग करने की अनुमति देता है।[8]अधिक लचीली पुनर्प्राप्ति उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ पहचानकर्ता और/या अपेक्षित मेटाडेटा के कुछ हिस्सों से जुड़े आंशिक खोज शब्दों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है। यह आम तौर पर उन दस्तावेज़ों की सूची लौटाएगा जो उपयोगकर्ता के खोज शब्दों से मेल खाते हैं। कुछ प्रणालियाँ एक बूलियन अभिव्यक्ति को निर्दिष्ट करने की क्षमता प्रदान करती हैं जिसमें कई कीवर्ड या उदाहरण वाक्यांश होते हैं जो दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर मौजूद होने की उम्मीद करते हैं। इस तरह की क्वेरी के लिए पुनर्प्राप्ति को पहले निर्मित इंडेक्स द्वारा समर्थित किया जा सकता है,[8] या संभावित रूप से प्रासंगिक दस्तावेजों की सूची वापस करने के लिए दस्तावेजों की सामग्री के माध्यम से अधिक समय लेने वाली खोज कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति भी देखें। |
| वितरण | वितरण के लिए तैयार एक दस्तावेज एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे आसानी से बदला न जा सके। दस्तावेज़ की एक मूल मास्टर प्रति सामान्यतः वितरण के लिए उपयोग नहीं की जाती है; बल्कि, स्वयं दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक लिंक अधिक सामान्य है। यदि किसी दस्तावेज़ को नियामक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किया जाना है, तो अन्य प्रणालियों में भी ट्रेसबिलिटी और वर्जनिंग के आश्वासन सहित अतिरिक्त मानदंड पूरे किए जाने चाहिए।[9] यह दृष्टिकोण उन दोनों प्रणालियों पर लागू होता है जिनके द्वारा दस्तावेज़ को इंटर-एक्सचेंज किया जाना है, यदि दस्तावेज़ की अखंडता अनिवार्य है। |
| सुरक्षा | दस्तावेज़ सुरक्षा कई दस्तावेज़ प्रबंधन अनुप्रयोगों में महत्वपूर्ण है। दस्तावेजों के प्रकार के आधार पर कुछ दस्तावेजों के लिए अनुपालन आवश्यकताएं काफी जटिल हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, आईएसओ 9001 और आईएसओ 13485 जैसे मानकों के साथ-साथ यू.एस, फूड एंड ड्रग एडमिनिस्ट्रेशन के नियम, यह निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया को कैसे संबोधित किया जाना चाहिए।[10] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में एक अधिकार प्रबंधन मॉड्यूल हो सकता है जो एक व्यवस्थापक को केवल कुछ खास लोगों या लोगों के समूहों को प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रदान करने की अनुमति देता है। मुद्रण या पीडीएफ-निर्माण के समय दस्तावेज़ अंकन परिवर्तन या अनपेक्षित उपयोग को रोकने के लिए एक आवश्यक तत्व है। |
| कार्यप्रवाह | वर्कफ़्लो एक जटिल प्रक्रिया है, और कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में या तो एक अंतर्निहित वर्कफ़्लो मॉड्यूल होता है[11]या कार्यप्रवाह प्रबंधन उपकरणों के साथ एकीकृत कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार के वर्कफ़्लो हैं। उपयोग उस वातावरण पर निर्भर करता है जिस पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) लागू होती है। मैनुअल वर्कफ़्लो के लिए उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने और यह तय करने की आवश्यकता होती है कि इसे किसे भेजना है। नियम-आधारित कार्यप्रवाह एक व्यवस्थापक को एक नियम बनाने की अनुमति देता है जो एक संगठन के माध्यम से दस्तावेज़ के प्रवाह को निर्धारित करता है: उदाहरण के लिए, एक चालान एक अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरता है और फिर लेखा-देय विभाग को भेजा जाता है। डायनेमिक नियम शाखाओं को वर्कफ़्लो प्रक्रिया में बनाने की अनुमति देते हैं। एक सरल उदाहरण एक चालान राशि दर्ज करना होगा और यदि राशि एक निश्चित निर्धारित राशि से कम है, तो यह संगठन के माध्यम से विभिन्न मार्गों का अनुसरण करती है। उन्नत वर्कफ़्लो तंत्र सामग्री में हेरफेर कर सकते हैं या बाहरी प्रक्रियाओं को संकेत दे सकते हैं, जबकि ये नियम प्रभावी हैं। |
| सहयोग | ईडीएमएस में सहयोग निहित होना चाहिए। अपने मूल रूप में, सहयोगी ईडीएमएस को दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने और अधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा काम करने की अनुमति देनी चाहिए। दस्तावेज़ पर कार्य करते समय अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच अवरुद्ध होनी चाहिए.सहयोग के अन्य उन्नत रूप वास्तविक समय में कार्य करते हैं, एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों को देखने और संशोधित करने (या मार्कअप) करने की अनुमति देते हैं। परिणामी दस्तावेज़ व्यापक है, जिसमें सभी उपयोगकर्ता जोड़ सम्मलित हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के भीतर सहयोग का अर्थ है कि सहयोग सत्र के दौरान प्रत्येक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता द्वारा विभिन्न मार्कअप रिकॉर्ड किए जाते हैं, जिससे दस्तावेज़ इतिहास की निगरानी की जा सकती है।[12] |
| संस्करण | वर्जनिंग एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक इन या आउट किया जाता है, जिससे उपयोगकर्ता पिछले संस्करणों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं और एक चयनित बिंदु से काम जारी रख सकते हैं। वर्जनिंग उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जो समय के साथ बदलते हैं और अद्यतन करने की आवश्यकता होती है, लेकिन पिछली कॉपी पर वापस जाना या संदर्भ देना आवश्यक हो सकता है। [12] |
| अन्वेषण | टेम्प्लेट विशेषताओं या पूर्ण पाठ खोज का उपयोग करके दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों की खोज करना। दस्तावेज़ों को विभिन्न विशेषताओं और दस्तावेज़ सामग्री का उपयोग करके खोजा जा सकता है। |
| संघीय खोज | यह एक उद्यम के भीतर कई स्रोतों, या कई डीएमएस से परिणाम निकालने के लिए खोज क्षमताओं का विस्तार करने की क्षमता को संदर्भित करता है।[13] |
| प्रकाशित करना | किसी दस्तावेज़ को प्रकाशित करने में प्रूफरीडिंग, सहकर्मी या सार्वजनिक समीक्षा, प्राधिकरण, मुद्रण और अनुमोदन आदि की प्रक्रियाएँ सम्मलित होती हैं। वे चरण विवेक और तार्किक सोच सुनिश्चित करते हैं। किसी भी तरह की लापरवाही के कारण दस्तावेज़ की अशुद्धि हो सकती है और इसलिए इसके उपयोगकर्ता और पाठक भ्रमित या परेशान हो सकते हैं। कानून द्वारा विनियमित उद्योगों में, कुछ प्रक्रियाओं को पूरा करना होता है, जैसा कि उनके संबंधित हस्ताक्षरों और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख (तारीखों) से प्रमाणित होता है। अधिक जानकारी के लिए आईसीएस 01.140.40 और 35.240.30 के आईएसओ प्रभागों का संदर्भ लें।[14][15]
प्रकाशित दस्तावेज़ एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे किसी विशिष्ट ज्ञान या उपकरण के बिना आसानी से बदला न जा सके, और फिर भी यह केवल पढ़ने योग्य या पोर्टेबल हो।[16] |
| हार्ड कॉपी प्रतिलिपि | दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के भीतर दस्तावेज़/छवि प्रजनन अक्सर आवश्यक होता है, और इसके समर्थित आउटपुट डिवाइस और प्रजनन क्षमताओं पर विचार किया जाना चाहिए । [17] |
मानकीकरण
कई उद्योग संघ विशेष दस्तावेज़ नियंत्रण मानकों की अपनी सूची प्रकाशित करते हैं जो उनके विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित कुछ प्रासंगिक आईएसओ दस्तावेजों की सूची है। डिवीजन आईसीएस 01.140.10 और 01.140.20।[18][19] आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110 के विभाजन द्वारा कवर की गई है।[20]
- आईएसओ 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
- आईएसओ 15836 सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
- आईएसओ 15489 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - अभिलेख प्रबंधन
- आईएसओ 21127सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा
- आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
- आईएसओ10244 दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
- आईएसओ 32000 दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रारूप
- सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए आईएसओ/आईईसी 27001 विशिष्टता
दस्तावेज़ नियंत्रण
सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन सम्मलित है (उदाहरण के लिए: 8 वां यूरोपीय संघ निर्देश, सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (एफडीए), रक्त का निर्माण, मानव कोशिकाएं, और ऊतक उत्पाद (एफडीए), स्वास्थ्य देखभाल (जेसीएएचओ), और सूचना प्रौद्योगिकी (आईटीआईएल)। [21] गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं।उदाहरणों में HIPAA द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ सम्मलित हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।[22] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।
दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
- रिलीज से पहले दस्तावेजों की समीक्षा और अनुमोदन
- समीक्षा और अनुमोदन
- परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
- यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके "उपयोग के बिंदु" पर उपलब्ध हैं
- यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
- यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
- अप्रचलित दस्तावेजों के "अनपेक्षित" उपयोग को रोकना
एकीकृत डीएम
कीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ सम्मलित हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर
सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रॉनिक कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।[23] सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है। [24] डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए एक "विफल-सुरक्षित" वातावरण है। [25] विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है, जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय सौंपा गया है ताकि दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद मिल सके।[26]
यह भी देखें
- निर्माण सहयोग प्रौद्योगिकी
- ग्राहक संचार प्रबंधन
- डेटा प्रसार
- दस्तावेज़ स्वचालन
- दस्तावेज़ीकरण
- उद्यम सामग्री प्रबंधन
- सूचना भंडार
- सूचना विज्ञान
- बुद्धिमान दस्तावेज़
- ज्ञानधार
- ज्ञान प्रबंधन
- पुस्तकालय विज्ञान
- उत्पाद डेटा प्रबंधन
- संशोधन नियंत्रण
- स्निपेट प्रबंधन
- वर्गीकरण (सामान्य)
- तकनीकी डेटा प्रबंधन प्रणाली
- तकनीकी दस्तावेज
संदर्भ
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The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results.
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At the organisational level an information systems strategy plan (ISSP) is a way to determine in general terms what information systems an organisation should have in place over the medium to long term (typically around three to five years [...]).
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