दस्तावेज़

तकनीकी कारण के लिए, कई पृ. 99 संग्रहपुस्तक यहां पुनः निर्दिष्ट करते हैं। इन संग्रहपुस्तक के लिए, दस्तावेज़ 5, दस्तावेज़ 7, दस्तावेज़ 8 और दस्तावेज़ 12 देखें।

माध्यमों में दस्तावेज। ऊपर-बाएँ: लिब्रे ऑफिस का उपयोग कर एक शब्द संसाधक दस्तावेज़। शीर्ष-दाहिना: स्विस संविधान की एक प्रति जर्मन में। नीचे-बाएँ: एक विनाइल रिकॉर्ड जिसमें गाने के एक सम्मुच्चय है। नीचे-दाहिने: एक कंप्यूटर प्रोग्राम जो राजा शल्मनेसर III के बारे में क्यूनिफॉर्म लिपि के साथ एक मिट्टी की गोली के टुकड़े की व्याख्या करता है

दस्तावेज़ एक लेखन, आरेखण, प्रस्तुत, या स्मारकीय प्रतिनिधित्व है, जो प्रायः गैर-काल्पनिक, साथ ही काल्पनिक, विषय वस्तु की अभिव्यक्ति है। यह शब्द लैटिन डॉक्यूमेंटम से उत्पन्न हुआ है, जो एक शिक्षण या पाठ को दर्शाता है: क्रिया डोसेओ सिखाने के लिए दर्शाता है। अतीत में, इस शब्द का प्रयोग सामान्यतः एक सत्य या तथ्य के साक्ष्य के रूप में उपयोगी लिखित प्रमाण को निरूपित करने के लिए किया जाता था। कंप्यूटर युग में, दस्तावेज़़ सामान्यतः इसकी संरचना और प्रारूप सहित प्राथमिक रूप से पाठ्य कंप्यूटर दस्तावेज़़ को दर्शाता है, उदा. फोंट, रंग और कंप्यूटर जनित अलंकृत भाषा। समसामयिक रूप से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के अस्तित्व को देखते हुए दस्तावेज़़ को इसके संचरण माध्यम, जैसे, कागज द्वारा परिभाषित नहीं किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण विशिष्ट है क्योंकि इसमें दस्तावेज़़ की तुलना में अधिक संकेत हैं। दस्तावेज़़ों को रीयलिया (पुस्तकालय विज्ञान) से भी अलग किया जाता है, जो त्रि-आयामी वस्तुएं हैं जो अन्यथा दस्तावेज़़ की परिभाषा को संतुष्ट करती हैं क्योंकि वे यादगार या विचार का प्रतिनिधित्व करते हैं; दस्तावेज़ों को द्वि-आयामी प्रतिनिधित्व के रूप में अधिक माना जाता है। जबकि दस्तावेज़ों में अनुकूलन के बहुत प्रकार हो सकते हैं, सभी दस्तावेज़ों को स्वतंत्र रूप से साझा किया जा सकता है, रचनात्मकता को दस्तावेज़ों द्वारा भी दर्शाया जा सकता है। इतिहास, घटनाएँ, उदाहरण, मत आदि सब कुछ दस्तावेज़़ों में अभिव्यक्त किया जा सकता है।

संक्षेप परिभाषाएँ

प्रलेख की अवधारणा को सुजैन ब्रीट द्वारा किसी ठोस या प्रतीकात्मक संकेत के रूप में परिभाषित किया गया है, जिसे संरक्षित या लेखाबद्ध किया गया है, पुनर्निर्माण के लिए या किसी घटना को प्रमाणित करने के लिए, चाहे वह शारीरिक हो या मानसिक हो।

एक प्रायः उद्धृत लेख का निष्कर्ष है कि जोनाथन प्रीस्ट, पॉल ओटलेट, ब्रिएट, वाल्टर शूरमेयेर और अन्य दस्तावेज़कारों के बीच दस्तावेज़़ की विकसित धारणा ने दस्तावेज़़ों के पारंपरिक भौतिक रूपों के स्थान पर एक दस्तावेज़़ के रूप में कार्य करने पर तेजी से जोर दिया। अंकीय तकनीक में बदलाव इस अंतर को और भी महत्वपूर्ण बना देगा। लेवी के विचारशील विश्लेषणों ने दिखाया है कि अंकीय दस्तावेज़़ों की तकनीक पर ज़ोर देने से दस्तावेज़़ों के रूप में अंकीय दस्तावेज़़ों की हमारी समझ बाधित हुई है (उदाहरण के लिए, लेवी, 1994). एक पारंपरिक दस्तावेज़़, जैसे कि एक मेल संदेश या एक तकनीकी प्रतिवेदन, अंकीय तकनीक में भौतिक रूप से बिट्स की एक श्रृंखला के रूप में मौजूद है, जैसा कि अंकीय वातावरण में सब कुछ करता है। अध्ययन की वस्तु के रूप में, इसे एक दस्तावेज़ में बनाया गया। इसका अध्ययन करने वालों के लिए यह भौतिक प्रमाण बन गया।

दस्तावेज़़ को पुस्तकालय और सूचना विज्ञान और दस्तावेज़ीकरण विज्ञान में एक मौलिक, अमूर्त विचार के रूप में परिभाषित किया गया है: यह शब्द हर उस चीज़ को दर्शाता है जिसे प्रमाण के रूप में प्रस्तुत करने के लिए प्रतिनिधित्व या स्मारक बनाया जा सकता है। सुज़ैन ब्रीट द्वारा प्रदान किया गया उत्कृष्ट उदाहरण एक मृग है: अफ्रीका के मैदानी इलाकों में जंगली रूप से चलने वाले एक मृग को दस्तावेज़ नहीं माना जाना चाहिए [;] वह नियम है। लेकिन अगर इसे पकड़ना होता, चिड़ियाघर ले जाना होता और अध्ययन की वस्तु बनाना होता, तो इसे एक दस्तावेज़ बना दिया जाता। यह अध्ययन करने वालों द्वारा उपयोग किए जाने वाले भौतिक साक्ष्य बन गए हैं। दरअसल, मृग के बारे में लिखे गए विद्वतापूर्ण लेख गौण दस्तावेज़ हैं, क्योंकि मृग ही प्राथमिक दस्तावेज़ है।  इस राय की व्याख्या अभिनेता-संजाल सिद्धांत की प्रारंभिक अभिव्यक्ति के रूप में की गई है।

प्रकार

एक दस्तावेज़़ को संरचित किया जा सकता है, जैसे सारणीबद्ध दस्तावेज़़, सूचियाँ, प्रपत्र (दस्तावेज़़), या वैज्ञानिक लेखाचित्र, अर्ध-संरचित एक पुस्तक या एक समाचार पत्र लेख, या एक हस्तलिखित नोट की तरह असंरचित है। दस्तावेज़़ों को कभी-कभी वर्गीकृत जानकारी, गोपनीयता या सार्वजनिक रूप में वर्गीकृत किया जाता है। उन्हें लघ्वन दस्तावेज़़ या प्रमाण पढ़ने के रूप में भी वर्णित किया जा सकता है। जब कोई दस्तावेज़़ प्रतिलिपि बना रहा होता है, तो स्रोत को मौलिकता कहा जाता है।

दस्तावेज़़ों का उपयोग कई क्षेत्रों में किया जाता है, जैसे:

• अकादमिक: पांडुलिपि, अभिधारणा, अकादमिक प्रकाशन, शैक्षणिक पत्रिका, लेखाचित्र और तकनीकी चित्रकारी
• मीडिया: मॉक-अप, पटकथा, छवि, छायाचित्रण और अखबार का लेख
• प्रशासन (सरकार), कानून और राजनीति : एकस्वीकृत आवेदन, संक्षिप्त (कानून), प्रमाण पत्र (बहुविकल्पी) आयोग (दस्तावेज़), संवैधानिक दस्तावेज़, प्रपत्र (दस्तावेज़), राजपत्र, पहचान दस्तावेज़, अनुज्ञप्ति, घोषणापत्र, सम्मन, जनगणना, और श्वेत पत्र
• व्यवसाय: चालान, वित्तीय उद्धरण, RFP, प्रस्ताव (व्यवसाय), अनुबंध, संकुल पर्ची, अभिव्यक्ति, प्रतिवेदन, स्प्रैडशीट, MSDS,लदान बिल (BOL), वित्तीय विवरण , गैर-प्रकटीकरण समझौता (NDA), पारस्परिक गैर प्रकटीकरण समझौता (MNDA), और उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका।
• भूगोल और योजना: स्थलाकृतिक मानचित्र, कडेस्टर,किंवदंती (नक्शा) और वास्तु योजना।

इस तरह के मानक दस्तावेज़ों को आधार पट्ट (शब्द प्रक्रमण) के आधार पर तैयार किया जा सकता है।

आलेखन

किसी दस्तावेज़़ का पृष्ठ अभिविन्यास यह है कि दस्तावेज़़ के स्थान पर जानकारी को लेखाचित्रीय रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाता है, उदाहरण के लिए, पृष्ठ पर। यदि दस्तावेज़़ की उपस्थिति चिंता का विषय है, तो पृष्ठ अभिविन्यास सामान्यतःलेखाचित्रीय अभिकल्पना की ज़िम्मेदारी होती है। मुद्रण पत्र और प्रतीक रूपों के अभिकल्पना और दस्तावेज़़ में उनकी भौतिक व्यवस्था से संबंधित है। सूचना अभिकल्पना सूचना के प्रभावी संचार विशेष रूप से औद्योगिक दस्तावेज़ों और सार्वजनिक संकेतों से संबंधित है। सरल शाब्दिक दस्तावेज़़ों को दृश्य अभिकल्पना की आवश्यकता नहीं हो सकती है और केवल एक लेखक, आंकड़े प्रविष्टि लेखाकार या प्रतिलेखक द्वारा ही तैयार किया जा सकता है। प्रपत्र (दस्तावेज़़) को उनके प्रारंभिक क्षेत्रों के लिए एक दृश्य अभिकल्पना की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन प्रपत्रों को पूरा करने के लिए नहीं।

संचार माध्यम

1859 से यहूदियों के जन्म पंजिका का एक पृष्ठ

परंपरागत रूप से, एक दस्तावेज़़ का माध्यम कागज था और सूचना को स्याही में लिखा गया था, या तो लिखावट (पांडुलिपि बनाने के लिए) या एक यांत्रिक प्रक्रिया (जैसे, एक छापाखाना या लेजर प्रिंटर) द्वारा। आज, कुछ छोटे दस्तावेज़ों में एक साथ कागज़ अंशुक (बंधक) भी सम्मिलित हो सकती हैं।

ऐतिहासिक रूप से, दस्तावेज़ों को पटेर (प्राचीन मिस्र में शुरू) या चर्मपत्र पर स्याही से अंकित किया गया था; एक तेज उपकरण का उपयोग करके पत्थर पर खरोंच या उत्कीर्ण की जाती है, उदाहरण के लिए, बाइबिल में वर्णित पत्थर की पटिया; मिट्टी में मुद्रांकित या उकेरा गया और फिर मिट्टी की गोलियाँ बनाने के लिए बेक किया गया, उदाहरण के लिए, सुमेरियन और अन्य मेसोपोटामिया सभ्यताओं में। पपीरस या चर्मपत्र को प्रायः एक स्क्रॉल (चर्मपत्र) में घुमाया जाता था या चादरों में काटा जाता था और ज़ाब्ता (पुस्तक) में जिल्द किया जाता था।

दस्तावेज़ों को यादगार बनाने और प्रदर्शित करने के समकालीन इलेक्ट्रॉनिक साधनों में सम्मिलित हैं:

• डेस्कटॉप कंप्यूटर, लैपटॉप, टैबलेट कंप्यूटर, आदि का कंप्यूटर प्रकाशन; संपठनीय प्रति बनाने के लिए वैकल्पिक रूप से संगणक मुद्रक के साथ;
• व्यक्तिगत अंकीय सहायक (PDA);
• समर्पित ई-पुस्तक उपकरण ;
• इलेक्ट्रॉनिक पेपर, सामान्यतः, वहनीय दस्तावेज़़ स्वरूप (PDF) का उपयोग करके;
• सूचना उपकरण ;
• अंकीय श्रव्य वादक; और
• रेडियो और चित्रपटल दूरसंचार सेवा प्रदाता ।

अंकीय दस्तावेज़़ों को सामान्यतः एक विशिष्ट माध्यम में प्रस्तुत करने योग्य होने के लिए एक विशिष्ट संचिका प्रारूप की आवश्यकता होती है।

विधि में

सभी रूपों में दस्तावेज़़ प्रायः आपराधिक और नागरिक कार्यवाही में भौतिक साक्ष्य के रूप में कार्य करते हैं। इस तरह के दस्तावेज़़ का न्यायिक विश्लेषण प्रश्नगत दस्तावेज़़ परीक्षा के दायरे में है। वाद के दौरान बड़ी संख्या में उत्पन्न होने वाले दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करने और प्रबंधित करने के लिए, बेट्स संख्यांकन को प्रायः मुकदमे में सभी दस्तावेज़ों पर लागू किया जाता है ताकि प्रत्येक दस्तावेज़़ में एक अद्वितीय, स्वेच्छाचारी, पहचान संख्या हो।

यह भी देखें

• लेखागार
• पुस्तक
• दस्तावेज़ीकरण
• प्रलेखन
• पुस्तक का इतिहास
• पहचान दस्तावेज़़
• शीर्षक
• रियलिया (पुस्तकालय विज्ञान)
• यात्रा दस्तावेज़

आगे की पढाई

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