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ईडीएमएस|एक विमानाश्रय के साथ आईसीएओ संक्षिप्त रूप "ईडीएमएस"|स्ट्रॉबिंग वॉलमुहले एयरपोर्ट}}
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) आमतौर पर एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास ट्रैकिंग शामिल है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का [[सामग्री प्रबंधन प्रणाली]] की अवधारणाओं के साथ कुछ ओवरलैप है। इसे अक्सर [[उद्यम सामग्री प्रबंधन]] (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह [[डिजिटल संपत्ति प्रबंधन]], [[दस्तावेज़ इमेजिंग]], [[कार्यप्रवाह]] सिस्टम और [[रिकॉर्ड प्रबंधन]] सिस्टम से संबंधित होता है।
{{Use dmy dates|date=February 2020}}एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली ( डीएमएस) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज सम्मलित  है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का [[सामग्री प्रबंधन प्रणाली]] की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर [[उद्यम सामग्री प्रबंधन|'''उद्यम सामग्री प्रबंधन''']] (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह '''[[डिजिटल संपत्ति प्रबंधन]], [[दस्तावेज़ इमेजिंग]], [[कार्यप्रवाह]]''' प्रणाली और [[रिकॉर्ड प्रबंधन|'''रिकॉर्ड प्रबंधन''']] प्रणाली से संबंधित होता है।


== इतिहास ==
== इतिहास ==
1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज शामिल थे, बल्कि [[फोटो]]ग्राफ, प्रिंट आदि भी शामिल थे।
1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित  थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित  थे।


बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो [[इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़]]ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय [[फाइल सिस्टम]] पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो मालिकाना फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में{{When|date=February 2011}} दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। EDM सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, [[सहयोग उपकरण]], सुरक्षा, वर्कफ़्लो और [[अंकेक्षण]]िंग क्षमताओं को शामिल करने के लिए एप्लिकेशन बढ़े।
बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में{{When|date=February 2011}} दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित  करने के लिए अनुप्रयोग बढ़े।


इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को पकड़ने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने, और छवि फ़ाइलों को सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए [[सूचना भंडार]] में संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने पाठ के निष्कर्षण को संभाला) कैप्चर की प्रक्रिया में दस्तावेज़, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट पुनर्प्राप्ति प्रदान की। टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताएं)।
इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय,  में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)।


जबकि कई EDM प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (Microsoft Word या Excel, PDF) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ [[HTML]] के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये HTML-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।<ref>[http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/ Policy Management System] {{webarchive |url=https://web.archive.org/web/20111029013250/http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/ |date=29 October 2011 }}</ref> सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-HTML सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है। HTML के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है क्योंकि अधिकांश खोज इंजन HTML के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। HTML संग्रहण प्रारूप के बिना DMS को पूर्ण पाठ खोज वर्कफ़्लो को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है।
जबकि कई ईडीएम प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल, पीडीएफ) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ [[HTML|एचटीएमएल]] के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये एचटीएमएल-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।<ref>[http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/ Policy Management System] {{webarchive |url=https://web.archive.org/web/20111029013250/http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/ |date=29 October 2011 }}</ref> सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-एचटीएमएल सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है।एचटीएमएल के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है,  क्योंकि अधिकांश खोज इंजन एचटीएमएल के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। एचटीएमएल संग्रहण प्रारूप के बिना डीएमएस को पूर्ण पाठ खोज कार्यप्रवाह को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है


Full-text_search#Boolean_queries, क्लस्टर विश्लेषण और [[उत्पन्न]] सहित खोज क्षमताएं<ref>[http://www.policystat.com/blog/2011/11/08/making-medical-office-policies-easier-to-find-with-stemming/ Stemming: Making searching easier] {{webarchive|url=https://web.archive.org/web/20120111094547/http://www.policystat.com/blog/2011/11/08/making-medical-office-policies-easier-to-find-with-stemming/ |date=11 January 2012 }}</ref> डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के अभ्यस्त हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।
बूलियन प्रश्नों, क्लस्टर विश्लेषण और स्टेमिंग क्लस्टर विश्लेषण <ref>[http://www.policystat.com/blog/2011/11/08/making-medical-office-policies-easier-to-find-with-stemming/ Stemming: Making searching easier] {{webarchive|url=https://web.archive.org/web/20120111094547/http://www.policystat.com/blog/2011/11/08/making-medical-office-policies-easier-to-find-with-stemming/ |date=11 January 2012 }}</ref> सहित खोज क्षमताएं डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के आदी हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।


== अवयव ==
== अवयव ==
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आमतौर पर भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ सामान्यतः भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:


{| class="wikitable" document management system (section):
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| '''[[Metadata]]''' || [[Metadata]] is typically stored for each document. [[Metadata]] may, for example, include the date the document will be stored and the identity of the user storing it. The DMS may also extract metadata from the document automatically or prompt the user to add metadata. Some systems also use [[optical character recognition]] on scanned images, or perform text extraction on electronic documents. The resulting extracted text can be used to assist users in locating documents by identifying probable keywords or providing for full text search capability, or can be used on its own. Extracted text can also be stored as a component of metadata, stored with the document, or separately from the document as a source for searching document collections.<ref name="ParsonsEffective04">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=R_oRDAAAQBAJ&pg=PA234 |title=Effective Knowledge Management for Law Firms |last=Parsons |first=M. |publisher=Oxford University Press |page=234 |year=2004 |isbn=9780195169683 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''[[Metadata|मेटाडेटा]]''' || मेटाडेटा सामान्यतः प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान सम्मलित  हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है।
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| '''Integration''' || Many document management systems attempt to provide document management functionality directly to other applications, so that users may retrieve existing documents directly from the document management system repository, make changes, and save the changed document back to the repository as a new version, all without leaving the application. Such integration is commonly available for a variety of software tools such as [[Workflow management system|workflow management]] and [[content management system]]s, typically through an [[application programming interface]] (API) using open standards such as [[ODMA]], [[Lightweight Directory Access Protocol|LDAP]], [[WebDAV]], and [[SOAP]] or [[Representational state transfer|RESTful]] web services.<ref name="ShivakumarEnter16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=wFK9DQAAQBAJ&pg=PA93 |title=Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms |last=Shivakumar |first=S.K. |publisher=John Wiley & Sons |page=93 |year=2016 |isbn=9781119206828 |access-date=19 May 2018}}</ref><ref name="FletcherWorkflow03">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=Z0VuXKlaLNcC&pg=PA16 |title=Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual |last1=Fletcher |first1=A.N. |last2=Brahm |first2=M. |last3=Pargmann |first3=H. |publisher=Springer Science & Business Media |pages=15–16 |year=2003 |isbn=9783540404033 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''एकीकरण''' || कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली  भण्डार से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में  भण्डार में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण सामान्यतः विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे कार्यप्रवाह प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, सामान्यतः ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक अनुप्रयोग प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.<ref name="ShivakumarEnter16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=wFK9DQAAQBAJ&pg=PA93 |title=Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms |last=Shivakumar |first=S.K. |publisher=John Wiley & Sons |page=93 |year=2016 |isbn=9781119206828 |access-date=19 May 2018}}</ref><ref name="FletcherWorkflow03">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=Z0VuXKlaLNcC&pg=PA16 |title=Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual |last1=Fletcher |first1=A.N. |last2=Brahm |first2=M. |last3=Pargmann |first3=H. |publisher=Springer Science & Business Media |pages=15–16 |year=2003 |isbn=9783540404033 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''Capture''' || Capture primarily involves accepting and processing images of paper documents from [[Image scanner|scanner]]s or [[multifunction printer]]s. [[Optical character recognition]] (OCR) software is often used, whether integrated into the hardware or as stand-alone software, in order to convert digital images into machine readable text. [[Optical mark recognition]] (OMR) software is sometimes used to extract values of check-boxes or bubbles. Capture may also involve accepting electronic documents and other computer-based files.<ref name="WebberITGov16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4OzyDAAAQBAJ&pg=SA41-PA4 |title=It Governance: Policies and Procedures |last1=Webber |first1=M. |last2=Webber |first2=L. |publisher=Wolters Kluwer |page=41-4 |year=2016 |isbn=9781454871323 |access-date=19 May 2018}}</ref>
|   '''कैप्चर'''|| कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना सम्मलित  है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी सम्मलित  हो सकता है।<ref name="WebberITGov16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4OzyDAAAQBAJ&pg=SA41-PA4 |title=It Governance: Policies and Procedures |last1=Webber |first1=M. |last2=Webber |first2=L. |publisher=Wolters Kluwer |page=41-4 |year=2016 |isbn=9781454871323 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''Data validation''' || Data validation rules can check for document failures, missing signatures, misspelled names, and other issues, recommending real-time correction options before importing data into the DMS. Additional processing in the form of harmonization and data format changes may also be applied as part of data validation.<ref name="TrinchieriEval03">{{cite book |title=Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) |last=Trinchieri |first=D. |publisher=Arizona Department of Transportation |page=158 |year=2003 |quote="The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results."}}</ref><ref name="MorleyUnder14">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=bDAeCgAAQBAJ&pg=PA558 |title=Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive |last1=Morley |first1=D. |last2=Parker |first2=C.S. |publisher=Cengage Learning |page=558–559 |year=2014 |isbn=9781285767277 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''आंकड़ा मान्यीकरण''' || डेटा सत्यापन नियम डीएमएस में डेटा आयात करने से पहले वास्तविक समय सुधार विकल्पों की सिफारिश करते हुए दस्तावेज़ विफलताओं, लापता हस्ताक्षरों, गलत वर्तनी वाले नामों और अन्य मुद्दों की जांच कर सकते हैं। डेटा सत्यापन के हिस्से के रूप में सामंजस्य और डेटा प्रारूप परिवर्तन के रूप में अतिरिक्त प्रसंस्करण भी लागू किया जा सकता है।<ref name="TrinchieriEval03">{{cite book |title=Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) |last=Trinchieri |first=D. |publisher=Arizona Department of Transportation |page=158 |year=2003 |quote="The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results."}}</ref><ref name="MorleyUnder14">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=bDAeCgAAQBAJ&pg=PA558 |title=Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive |last1=Morley |first1=D. |last2=Parker |first2=C.S. |publisher=Cengage Learning |page=558–559 |year=2014 |isbn=9781285767277 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''Indexing''' || Indexing tracks electronic documents. Indexing may be as simple as keeping track of unique document identifiers; but often it takes a more complex form, providing classification through the documents' metadata or even through word indexes extracted from the documents' contents. Indexing exists mainly to support information query and retrieval. One area of critical importance for rapid retrieval is the creation of an index [[topology]] or scheme.<ref name="MeurantInto12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA120 |title=Introduction to Electronic Document Management Systems |last=Meurant |first=G. |publisher=Academic Press |page=120 |year=2012 |isbn=9780323140621 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''इंडेक्सिंग''' || इंडेक्सिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को ट्रैक करता है। इंडेक्सिंग अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ताओं का ट्रैक रखने जितना आसान हो सकता है; लेकिन अक्सर यह एक अधिक जटिल रूप लेता है, दस्तावेजों के मेटाडेटा के माध्यम से वर्गीकरण प्रदान करता है या दस्तावेजों की सामग्री से निकाले गए शब्द अनुक्रमणिका के माध्यम से भी। अनुक्रमण मुख्य रूप से सूचना क्वेरी और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करने के लिए मौजूद है। तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण महत्व का एक क्षेत्र एक इंडेक्स टोपोलॉजी या योजना का निर्माण है।<ref name="MeurantInto12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA120 |title=Introduction to Electronic Document Management Systems |last=Meurant |first=G. |publisher=Academic Press |page=120 |year=2012 |isbn=9780323140621 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''Storage''' || Store electronic documents. Storage of the documents often includes management of those same documents; where they are stored, for how long, migration of the documents from one storage media to another ([[hierarchical storage management]]) and eventual document destruction.
| '''भंडारण''' || इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करें। दस्तावेज़ों के संग्रहण में अक्सर उन्हीं दस्तावेज़ों का प्रबंधन सम्मलित  होता है; वे कहाँ संग्रहीत हैं, कितने समय के लिए, दस्तावेजों का एक भंडारण मीडिया से दूसरे में स्थानांतरण (श्रेणीबद्ध भंडारण प्रबंधन) और अंततः दस्तावेज़ विनाश।
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| '''Retrieval''' || Retrieve the electronic documents from the storage. Although the notion of retrieving a particular document is simple, retrieval in the electronic context can be quite complex and powerful. Simple retrieval of individual documents can be supported by allowing the user to specify the unique document identifier, and having the system use the basic index (or a non-indexed query on its data store) to retrieve the document.<ref name="MeurantInto12-1" /> More flexible retrieval allows the user to specify partial search terms involving the document identifier and/or parts of the expected metadata. This would typically return a list of documents which match the user's search terms. Some systems provide the capability to specify a [[Boolean expression]] containing multiple keywords or example phrases expected to exist within the documents' contents. The retrieval for this kind of query may be supported by previously built indexes,<ref name="MeurantInto12-1" /> or may perform more time-consuming searches through the documents' contents to return a list of the potentially relevant documents. ''See also [[Document retrieval]].''
| '''पुनःप्राप्ति''' || भंडारण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करें। हालांकि किसी विशेष दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने की धारणा सरल है, इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ में पुनर्प्राप्ति काफी जटिल और शक्तिशाली हो सकती है। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की सरल पुनर्प्राप्ति को उपयोगकर्ता को विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की अनुमति देकर समर्थित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने के लिए सिस्टम को मूल अनुक्रमणिका (या इसके डेटा स्टोर पर एक गैर-अनुक्रमित क्वेरी) का उपयोग करने की अनुमति देता है।<ref name="MeurantInto12-1" />अधिक लचीली पुनर्प्राप्ति उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ पहचानकर्ता और/या अपेक्षित मेटाडेटा के कुछ हिस्सों से जुड़े आंशिक खोज शब्दों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है। यह आम तौर पर उन दस्तावेज़ों की सूची लौटाएगा जो उपयोगकर्ता के खोज शब्दों से मेल खाते हैं। कुछ प्रणालियाँ एक बूलियन अभिव्यक्ति को निर्दिष्ट करने की क्षमता प्रदान करती हैं जिसमें कई कीवर्ड या उदाहरण वाक्यांश होते हैं जो दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर मौजूद होने की उम्मीद करते हैं। इस तरह की क्वेरी के लिए पुनर्प्राप्ति को पहले निर्मित इंडेक्स द्वारा समर्थित किया जा सकता है,<ref name="MeurantInto12-1" /> या संभावित रूप से प्रासंगिक दस्तावेजों की सूची वापस करने के लिए दस्तावेजों की सामग्री के माध्यम से अधिक समय लेने वाली खोज कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति भी देखें।
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| '''Distribution''' || A document ready for distribution has to be in a format that cannot be easily altered. An original master copy of the document is usually never used for distribution; rather, an electronic link to the document itself is more common. If a document is to be distributed electronically in a regulatory environment, then additional criteria must be met, including assurances of traceability and versioning, even across other systems.<ref name="SommervilleImp06">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=QkUqBgAAQBAJ&pg=PA130 |title=Implementing IT in Construction |last1=Sommerville |first1=J. |last2=Craig |first2=N. |publisher=Routledge |page=130 |year=2006 |isbn=9781134198986 |access-date=19 May 2018}}</ref> This approach applies to both of the systems by which the document is to be inter-exchanged, if the integrity of the document is imperative.
| '''वितरण''' || वितरण के लिए तैयार एक दस्तावेज एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे आसानी से बदला न जा सके। दस्तावेज़ की एक मूल मास्टर प्रति सामान्यतः वितरण के लिए उपयोग नहीं की जाती है; बल्कि, स्वयं दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक लिंक अधिक सामान्य है। यदि किसी दस्तावेज़ को नियामक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किया जाना है, तो अन्य प्रणालियों में भी ट्रेसबिलिटी और वर्जनिंग के आश्वासन सहित अतिरिक्त मानदंड पूरे किए जाने चाहिए।<ref name="SommervilleImp06">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=QkUqBgAAQBAJ&pg=PA130 |title=Implementing IT in Construction |last1=Sommerville |first1=J. |last2=Craig |first2=N. |publisher=Routledge |page=130 |year=2006 |isbn=9781134198986 |access-date=19 May 2018}}</ref> यह दृष्टिकोण उन दोनों प्रणालियों पर लागू होता है जिनके द्वारा दस्तावेज़ को इंटर-एक्सचेंज किया जाना है, यदि दस्तावेज़ की अखंडता अनिवार्य है।
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| '''Security''' || Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the [[United States of America|United States]], standards such as [[ISO 9001]] and [[ISO 13485]], as well as U.S. [[Food and Drug Administration]] regulations, dictate how the document control process should be addressed.<ref name="SkipperHowTo15">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=HLIDCwAAQBAJ&pg=PT10 |title=How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements |last=Skipper |first=S.L. |publisher=ASQ Quality Press |pages=156 |year=2015 |isbn=9780873899178 |access-date=19 May 2018}}</ref> Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF-creation is an essential element to preclude alteration or unintended use.
| '''सुरक्षा''' || दस्तावेज़ सुरक्षा कई दस्तावेज़ प्रबंधन अनुप्रयोगों में महत्वपूर्ण है। दस्तावेजों के प्रकार के आधार पर कुछ दस्तावेजों के लिए अनुपालन आवश्यकताएं काफी जटिल हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, आईएसओ 9001 और आईएसओ 13485 जैसे मानकों के साथ-साथ यू.एस, फूड एंड ड्रग एडमिनिस्ट्रेशन के नियम, यह निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया को कैसे संबोधित किया जाना चाहिए।<ref name="SkipperHowTo15">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=HLIDCwAAQBAJ&pg=PT10 |title=How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements |last=Skipper |first=S.L. |publisher=ASQ Quality Press |pages=156 |year=2015 |isbn=9780873899178 |access-date=19 May 2018}}</ref> दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में एक अधिकार प्रबंधन मॉड्यूल हो सकता है जो एक व्यवस्थापक को केवल कुछ खास लोगों या लोगों के समूहों को प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रदान करने की अनुमति देता है। मुद्रण या पीडीएफ-निर्माण के समय दस्तावेज़ अंकन परिवर्तन या अनपेक्षित उपयोग को रोकने के लिए एक आवश्यक तत्व है।
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| '''[[Workflow]]''' || Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built-in workflow module<ref name="AusterberryDigital12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT35 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |pages=27–28 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref> or can integrate with workflow management tools.<ref name="FletcherWorkflow03" /> There are different types of workflow. Usage depends on the environment to which the electronic document management system (EDMS) is applied. Manual workflow requires a user to view the document and decide whom to send it to. Rules-based workflow allows an administrator to create a rule that dictates the flow of the document through an organization: for instance, an invoice passes through an approval process and then is routed to the accounts-payable department. Dynamic rules allow for branches to be created in a workflow process. A simple example would be to enter an invoice amount and if the amount is lower than a certain set amount, it follows different routes through the organization. Advanced workflow mechanisms can manipulate content or signal external processes while these rules are in effect.
| '''[[Workflow|कार्यप्रवाह]]''' || कार्यप्रवाह एक जटिल प्रक्रिया है, और कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में या तो एक अंतर्निहित  कार्यप्रवाह मॉड्यूल होता है<ref name="AusterberryDigital12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT35 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |pages=27–28 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref>या कार्यप्रवाह प्रबंधन उपकरणों के साथ एकीकृत कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार के  कार्यप्रवाह हैं। उपयोग उस वातावरण पर निर्भर करता है जिस पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) लागू होती है। मैनुअल  कार्यप्रवाह के लिए उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने और यह तय करने की आवश्यकता होती है कि इसे किसे भेजना है। नियम-आधारित कार्यप्रवाह एक व्यवस्थापक को एक नियम बनाने की अनुमति देता है जो एक संगठन के माध्यम से दस्तावेज़ के प्रवाह को निर्धारित करता है: उदाहरण के लिए, एक चालान एक अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरता है और फिर लेखा-देय विभाग को भेजा जाता है। डायनेमिक नियम शाखाओं को  कार्यप्रवाह प्रक्रिया में बनाने की अनुमति देते हैं। एक सरल उदाहरण एक चालान राशि दर्ज करना होगा और यदि राशि एक निश्चित निर्धारित राशि से कम है, तो यह संगठन के माध्यम से विभिन्न मार्गों का अनुसरण करती है। उन्नत  कार्यप्रवाह तंत्र सामग्री में हेरफेर कर सकते हैं या बाहरी प्रक्रियाओं को संकेत दे सकते हैं, जबकि ये नियम प्रभावी हैं।
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| '''Collaboration''' || Collaboration should be inherent in an EDMS. In its basic form, collaborative EDMS should allow documents to be retrieved and worked on by an authorized user. Access should be blocked to other users while work is being performed on the document. Other advanced forms of collaboration act in real time, allowing multiple users to view and modify (or markup) documents at the same time. The resulting document is comprehensive, including all users additions. Collaboration within document management systems means that the various markups by each individual user during the collaboration session are recorded, allowing document history to be monitored.<ref name="AusterberryDigital12-2">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT38 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |page=30 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''सहयोग''' || ईडीएमएस में सहयोग निहित होना चाहिए। अपने मूल रूप में, सहयोगी ईडीएमएस को दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने और अधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा काम करने की अनुमति देनी चाहिए। दस्तावेज़ पर कार्य करते समय अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच अवरुद्ध होनी चाहिए.सहयोग के अन्य उन्नत रूप वास्तविक समय में कार्य करते हैं, एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों को देखने और संशोधित करने (या मार्कअप) करने की अनुमति देते हैं। परिणामी दस्तावेज़ व्यापक है, जिसमें सभी उपयोगकर्ता जोड़ सम्मलित  हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के भीतर सहयोग का अर्थ है कि सहयोग सत्र के दौरान प्रत्येक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता द्वारा विभिन्न मार्कअप रिकॉर्ड किए जाते हैं, जिससे दस्तावेज़ इतिहास की निगरानी की जा सकती है।<ref name="AusterberryDigital12-2">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT38 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |page=30 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''[[Version control|Versioning]]''' || Versioning is a process by which documents are checked in or out of the document management system, allowing users to retrieve previous versions and to continue work from a selected point. Versioning is useful for documents that change over time and require updating, but it may be necessary to go back to or reference a previous copy.<ref name="AusterberryDigital12-2" />
| '''[[Version control|संस्करण]]''' || वर्जनिंग एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक इन या आउट किया जाता है, जिससे उपयोगकर्ता पिछले संस्करणों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं और एक चयनित बिंदु से काम जारी रख सकते हैं। वर्जनिंग उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जो समय के साथ बदलते हैं और अद्यतन करने की आवश्यकता होती है, लेकिन पिछली कॉपी पर वापस जाना या संदर्भ देना आवश्यक हो सकता है। <ref name="AusterberryDigital12-2" />
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| '''Searching''' || Searching finds documents and folders using template attributes or full text search. Documents can be searched using various attributes and document content.
| '''अन्वेषण''' || टेम्प्लेट विशेषताओं या पूर्ण पाठ खोज का उपयोग करके दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों की खोज करना। दस्तावेज़ों को विभिन्न विशेषताओं और दस्तावेज़ सामग्री का उपयोग करके खोजा जा सकता है।
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| '''Federated search''' || This refers to the capability to extend search capabilities to draw results from multiple sources, or from multiple DMSes within an enterprise.<ref name="WhiteEnterprise12">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4M46PRgJmJYC&pg=PA73 |title=Enterprise Search |last=White |first=M. |publisher=O'Reilly Media, Inc |pages=73–74 |year=2012 |isbn=9781449330408 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''संघीय खोज''' || यह एक उद्यम के भीतर कई स्रोतों, या कई डीएमएस से परिणाम निकालने के लिए खोज क्षमताओं का विस्तार करने की क्षमता को संदर्भित करता है।<ref name="WhiteEnterprise12">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4M46PRgJmJYC&pg=PA73 |title=Enterprise Search |last=White |first=M. |publisher=O'Reilly Media, Inc |pages=73–74 |year=2012 |isbn=9781449330408 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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| '''[[Publishing]]''' || Publishing a document involves the procedures of [[proofreading]], [[Peer review|peer]] or public reviewing, authorizing, printing and approving etc. Those steps ensure [[prudence]] and logical thinking. Any careless handling may result in the inaccuracy of the document and therefore mislead or upset its users and readers. In law regulated industries, some of the procedures have to be completed as evidenced by their corresponding signatures and the date(s) on which the document was signed. Refer to the [[International Organization for Standardization|ISO]] divisions of ICS 01.140.40 and 35.240.30 for further information.<ref name=pub>{{cite web
| '''[[Publishing|प्रकाशित करना]]''' || किसी दस्तावेज़ को प्रकाशित करने में प्रूफरीडिंग, सहकर्मी या सार्वजनिक समीक्षा, प्राधिकरण, मुद्रण और अनुमोदन आदि की प्रक्रियाएँ सम्मलित  होती हैं। वे चरण विवेक और तार्किक सोच सुनिश्चित करते हैं। किसी भी तरह की लापरवाही के कारण दस्तावेज़ की अशुद्धि हो सकती है और इसलिए इसके उपयोगकर्ता और पाठक भ्रमित या परेशान हो सकते हैं। कानून द्वारा विनियमित उद्योगों में, कुछ प्रक्रियाओं को पूरा करना होता है, जैसा कि उनके संबंधित हस्ताक्षरों और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख (तारीखों) से प्रमाणित होता है। अधिक जानकारी के लिए आईसीएस 01.140.40 और 35.240.30 के आईएसओ प्रभागों का संदर्भ लें।<ref name=pub>{{cite web
  |last        = International Organization for Standardization
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  |title      = 01.140.40: Publishing
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  |archive-date = 6 June 2011
  |archive-date = 6 June 2011
}}</ref>
}}</ref>
The published document should be in a format that is not easily altered without a specific knowledge or tools, and yet it is read-only or portable.<ref name=sdmv>{{cite web|last=OnSphere Corporation|title=SOP Document Management in a Validated Environments|url=http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20(SOP)%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf|access-date=25 April 2011|archive-url=https://web.archive.org/web/20110904190514/http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20%28SOP%29%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf|archive-date=4 September 2011|url-status=dead}}</ref>
प्रकाशित दस्तावेज़ एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे किसी विशिष्ट ज्ञान या उपकरण के बिना आसानी से बदला न जा सके, और फिर भी यह केवल पढ़ने योग्य या पोर्टेबल हो।<ref name=sdmv>{{cite web|last=OnSphere Corporation|title=SOP Document Management in a Validated Environments|url=http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20(SOP)%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf|access-date=25 April 2011|archive-url=https://web.archive.org/web/20110904190514/http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20%28SOP%29%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf|archive-date=4 September 2011|url-status=dead}}</ref>
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| '''Hard copy reproduction''' || Document/image reproduction is often necessary within a document management system, and its supported output devices and reproduction capabilities should be considered.<ref name="MeurantInto12-2">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA16 |title=Introduction to Electronic Document Management Systems |last=Meurant |first=G. |publisher=Academic Press |page=16 |year=2012 |isbn=9780323140621 |access-date=19 May 2018}}</ref>
| '''हार्ड कॉपी प्रतिलिपि''' || दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के भीतर दस्तावेज़/छवि प्रजनन अक्सर आवश्यक होता है, और इसके समर्थित आउटपुट डिवाइस और प्रजनन क्षमताओं पर विचार किया जाना चाहिए । <ref name="MeurantInto12-2">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA16 |title=Introduction to Electronic Document Management Systems |last=Meurant |first=G. |publisher=Academic Press |page=16 |year=2012 |isbn=9780323140621 |access-date=19 May 2018}}</ref>
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  |archive-date = 5 December 2008
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}}</ref> आईएसओ ने [[तकनीकी दस्तावेज]] के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110.<ref name=tpd>{{cite web
}}</ref> आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110 के विभाजन द्वारा कवर की गई है।<ref name=tpd>{{cite web
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  |last        = International Organization for Standardization
  |title      = 01.110: Technical product documentation
  |title      = 01.110: Technical product documentation
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  |archive-date = 6 June 2011
}}</ref>
}}</ref>
* [[ISO 2709]] सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
* आईएसओ 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52142 ISO 15836] सूचना और प्रलेखन - [[डबलिन कोर]] मेटाडेटा तत्व सेट
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52142 आईएसओ 15836] सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 ISO 15489] सूचना और दस्तावेज़ीकरण - रिकॉर्ड प्रबंधन
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 आईएसओ 15489] सूचना और दस्तावेज़ीकरण - अभिलेख प्रबंधन
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57832 ISO 21127] सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ [[सत्तामीमांसा (सूचना विज्ञान)]]
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57832 आईएसओ 21127]सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा
* [[आईएसओ 23950]] सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
* आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=45935 ISO 10244] दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
* [http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=45935 आईएसओ10244] दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
* [[आईएसओ 32000]] दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप
* [[आईएसओ 32000]] दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रारूप
* सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए ISO/IEC 27001 विशिष्टता
* सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए आईएसओ/आईईसी 27001 विशिष्टता


== दस्तावेज़ नियंत्रण ==
== दस्तावेज़ नियंत्रण ==
सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन शामिल है (उदाहरण के लिए: 8वां [[निर्देश (यूरोपीय संघ)]], सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में [[खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम]]), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (खाद्य और औषधि प्रशासन) , रक्त, मानव कोशिकाओं और ऊतक उत्पादों (FDA), स्वास्थ्य सेवा ([[JCAHO]]), और सूचना प्रौद्योगिकी ([[ITIL]]) का निर्माण।<ref>
सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन सम्मलित  है (उदाहरण के लिए: 8 वां यूरोपीय संघ निर्देश, सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (एफडीए), रक्त का निर्माण, मानव कोशिकाएं, और ऊतक उत्पाद (एफडीए), स्वास्थ्य देखभाल (जेसीएएचओ), और सूचना प्रौद्योगिकी (आईटीआईएल)। <ref>
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  |title      = Code of Federal Regulations Title 21, Part 1271
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  |archive-date = 10 October 2011
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</ref> गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं।उदाहरणों में एचआईपीएए द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ सम्मलित  हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।<ref>
गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं। उदाहरणों में [[HIPAA]] द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ शामिल हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।<ref>
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</ref> दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।


दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
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** समीक्षा और अनुमोदन
** समीक्षा और अनुमोदन
* परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
* परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
* यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके उपयोग के बिंदुओं पर उपलब्ध हैं
* यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके "उपयोग के बिंदु" पर उपलब्ध हैं
* यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
* यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
* यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
* यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
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== एकीकृत डीएम ==
== एकीकृत डीएम ==
एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ शामिल हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।
कीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ सम्मलित  हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।


== दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर ==
== दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर ==
सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत [[जानकारी]] को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक [[इलेक्ट्रानिक्स]] कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।<ref>{{cite web |url=http://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html |title=दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - एक क्रेता गाइड|access-date=2017-01-10 |url-status=live |archive-url=https://web.archive.org/web/20170110162200/http://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html |archive-date=10 January 2017}}</ref> सॉफ्टवेयर [[व्यवसायों]] को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और [[डिजिटल प्रारूप]]ों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है।<ref>Chaouni, Mamoun (5 February 2015). [http://www.business2community.com/tech-gadgets/7-powerful-advantages-using-document-management-system-01148648#QByJYdR4YItDZzq1.97 "7 Powerful Advantages of Using a Document Management System"] {{webarchive|url=https://web.archive.org/web/20170110162348/http://www.business2community.com/tech-gadgets/7-powerful-advantages-using-document-management-system-01148648 |date=10 January 2017 }}</ref> [[डिजिटल दस्तावेज़]] प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए "विफल-सुरक्षित" वातावरण है।<ref>{{Cite web|title=एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ और देखने के लिए 9 चीज़ें|url=https://www.ashconversions.com/blog/document-management/benefits-document-management-system-9-things-look/|last=ash-conversions|date=2020-02-13|website=Ash Conversions International|language=en-GB|access-date=2020-05-07}}</ref> विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद करने के लिए सौंपा गया है।<ref name="HCSS-document-management">{{cite web |title=निर्माण के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर|date=15 December 2021 |url=https://www.hcss.com/products/construction-document-software/ |website=HCSS |access-date=7 June 2022}}</ref>
सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रॉनिक कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।<ref>{{cite web |url=http://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html |title=दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - एक क्रेता गाइड|access-date=2017-01-10 |url-status=live |archive-url=https://web.archive.org/web/20170110162200/http://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html |archive-date=10 January 2017}}</ref> सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है। <ref>Chaouni, Mamoun (5 February 2015). [http://www.business2community.com/tech-gadgets/7-powerful-advantages-using-document-management-system-01148648#QByJYdR4YItDZzq1.97 "7 Powerful Advantages of Using a Document Management System"] {{webarchive|url=https://web.archive.org/web/20170110162348/http://www.business2community.com/tech-gadgets/7-powerful-advantages-using-document-management-system-01148648 |date=10 January 2017 }}</ref> [[डिजिटल दस्तावेज़]] प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए एक "विफल-सुरक्षित" वातावरण है। <ref>{{Cite web|title=एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ और देखने के लिए 9 चीज़ें|url=https://www.ashconversions.com/blog/document-management/benefits-document-management-system-9-things-look/|last=ash-conversions|date=2020-02-13|website=Ash Conversions International|language=en-GB|access-date=2020-05-07}}</ref> विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है, जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय सौंपा गया है ताकि दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद मिल सके।<ref name="HCSS-document-management">{{cite web |title=निर्माण के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर|date=15 December 2021 |url=https://www.hcss.com/products/construction-document-software/ |website=HCSS |access-date=7 June 2022}}</ref>




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Latest revision as of 14:10, 16 January 2023

"डिजिटल संग्रह" redirects here. For डिजिटल मीडिया का दीर्घकालिक संग्रह, see डिजिटल संरक्षण.
"ईडीएमएस" redirects here. For एक विमानाश्रय के साथ आईसीएओ संक्षिप्त रूप "ईडीएमएस", see स्ट्रॉबिंग वॉलमुहले एयरपोर्ट.

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली ( डीएमएस) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज सम्मलित है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का सामग्री प्रबंधन प्रणाली की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह डिजिटल संपत्ति प्रबंधन, दस्तावेज़ इमेजिंग, कार्यप्रवाह प्रणाली और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से संबंधित होता है।

इतिहास

1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित थे।

बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में[when?] दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए अनुप्रयोग बढ़े।

इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)।

जबकि कई ईडीएम प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल, पीडीएफ) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ एचटीएमएल के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये एचटीएमएल-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।[1] सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-एचटीएमएल सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है।एचटीएमएल के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है, क्योंकि अधिकांश खोज इंजन एचटीएमएल के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। एचटीएमएल संग्रहण प्रारूप के बिना डीएमएस को पूर्ण पाठ खोज कार्यप्रवाह को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है

बूलियन प्रश्नों, क्लस्टर विश्लेषण और स्टेमिंग क्लस्टर विश्लेषण [2] सहित खोज क्षमताएं डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के आदी हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।

अवयव

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ सामान्यतः भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:

विषय विवरण
मेटाडेटा मेटाडेटा सामान्यतः प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान सम्मलित हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है।
एकीकरण कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली भण्डार से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में भण्डार में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण सामान्यतः विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे कार्यप्रवाह प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, सामान्यतः ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक अनुप्रयोग प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.[3][4]
कैप्चर कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना सम्मलित है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी सम्मलित हो सकता है।[5]
आंकड़ा मान्यीकरण डेटा सत्यापन नियम डीएमएस में डेटा आयात करने से पहले वास्तविक समय सुधार विकल्पों की सिफारिश करते हुए दस्तावेज़ विफलताओं, लापता हस्ताक्षरों, गलत वर्तनी वाले नामों और अन्य मुद्दों की जांच कर सकते हैं। डेटा सत्यापन के हिस्से के रूप में सामंजस्य और डेटा प्रारूप परिवर्तन के रूप में अतिरिक्त प्रसंस्करण भी लागू किया जा सकता है।[6][7]
इंडेक्सिंग इंडेक्सिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को ट्रैक करता है। इंडेक्सिंग अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ताओं का ट्रैक रखने जितना आसान हो सकता है; लेकिन अक्सर यह एक अधिक जटिल रूप लेता है, दस्तावेजों के मेटाडेटा के माध्यम से वर्गीकरण प्रदान करता है या दस्तावेजों की सामग्री से निकाले गए शब्द अनुक्रमणिका के माध्यम से भी। अनुक्रमण मुख्य रूप से सूचना क्वेरी और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करने के लिए मौजूद है। तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण महत्व का एक क्षेत्र एक इंडेक्स टोपोलॉजी या योजना का निर्माण है।[8]
भंडारण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करें। दस्तावेज़ों के संग्रहण में अक्सर उन्हीं दस्तावेज़ों का प्रबंधन सम्मलित होता है; वे कहाँ संग्रहीत हैं, कितने समय के लिए, दस्तावेजों का एक भंडारण मीडिया से दूसरे में स्थानांतरण (श्रेणीबद्ध भंडारण प्रबंधन) और अंततः दस्तावेज़ विनाश।
पुनःप्राप्ति भंडारण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करें। हालांकि किसी विशेष दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने की धारणा सरल है, इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ में पुनर्प्राप्ति काफी जटिल और शक्तिशाली हो सकती है। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की सरल पुनर्प्राप्ति को उपयोगकर्ता को विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की अनुमति देकर समर्थित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने के लिए सिस्टम को मूल अनुक्रमणिका (या इसके डेटा स्टोर पर एक गैर-अनुक्रमित क्वेरी) का उपयोग करने की अनुमति देता है।[8]अधिक लचीली पुनर्प्राप्ति उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ पहचानकर्ता और/या अपेक्षित मेटाडेटा के कुछ हिस्सों से जुड़े आंशिक खोज शब्दों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है। यह आम तौर पर उन दस्तावेज़ों की सूची लौटाएगा जो उपयोगकर्ता के खोज शब्दों से मेल खाते हैं। कुछ प्रणालियाँ एक बूलियन अभिव्यक्ति को निर्दिष्ट करने की क्षमता प्रदान करती हैं जिसमें कई कीवर्ड या उदाहरण वाक्यांश होते हैं जो दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर मौजूद होने की उम्मीद करते हैं। इस तरह की क्वेरी के लिए पुनर्प्राप्ति को पहले निर्मित इंडेक्स द्वारा समर्थित किया जा सकता है,[8] या संभावित रूप से प्रासंगिक दस्तावेजों की सूची वापस करने के लिए दस्तावेजों की सामग्री के माध्यम से अधिक समय लेने वाली खोज कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति भी देखें।
वितरण वितरण के लिए तैयार एक दस्तावेज एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे आसानी से बदला न जा सके। दस्तावेज़ की एक मूल मास्टर प्रति सामान्यतः वितरण के लिए उपयोग नहीं की जाती है; बल्कि, स्वयं दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक लिंक अधिक सामान्य है। यदि किसी दस्तावेज़ को नियामक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किया जाना है, तो अन्य प्रणालियों में भी ट्रेसबिलिटी और वर्जनिंग के आश्वासन सहित अतिरिक्त मानदंड पूरे किए जाने चाहिए।[9] यह दृष्टिकोण उन दोनों प्रणालियों पर लागू होता है जिनके द्वारा दस्तावेज़ को इंटर-एक्सचेंज किया जाना है, यदि दस्तावेज़ की अखंडता अनिवार्य है।
सुरक्षा दस्तावेज़ सुरक्षा कई दस्तावेज़ प्रबंधन अनुप्रयोगों में महत्वपूर्ण है। दस्तावेजों के प्रकार के आधार पर कुछ दस्तावेजों के लिए अनुपालन आवश्यकताएं काफी जटिल हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, आईएसओ 9001 और आईएसओ 13485 जैसे मानकों के साथ-साथ यू.एस, फूड एंड ड्रग एडमिनिस्ट्रेशन के नियम, यह निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया को कैसे संबोधित किया जाना चाहिए।[10] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में एक अधिकार प्रबंधन मॉड्यूल हो सकता है जो एक व्यवस्थापक को केवल कुछ खास लोगों या लोगों के समूहों को प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रदान करने की अनुमति देता है। मुद्रण या पीडीएफ-निर्माण के समय दस्तावेज़ अंकन परिवर्तन या अनपेक्षित उपयोग को रोकने के लिए एक आवश्यक तत्व है।
कार्यप्रवाह कार्यप्रवाह एक जटिल प्रक्रिया है, और कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में या तो एक अंतर्निहित कार्यप्रवाह मॉड्यूल होता है[11]या कार्यप्रवाह प्रबंधन उपकरणों के साथ एकीकृत कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार के कार्यप्रवाह हैं। उपयोग उस वातावरण पर निर्भर करता है जिस पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) लागू होती है। मैनुअल कार्यप्रवाह के लिए उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने और यह तय करने की आवश्यकता होती है कि इसे किसे भेजना है। नियम-आधारित कार्यप्रवाह एक व्यवस्थापक को एक नियम बनाने की अनुमति देता है जो एक संगठन के माध्यम से दस्तावेज़ के प्रवाह को निर्धारित करता है: उदाहरण के लिए, एक चालान एक अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरता है और फिर लेखा-देय विभाग को भेजा जाता है। डायनेमिक नियम शाखाओं को कार्यप्रवाह प्रक्रिया में बनाने की अनुमति देते हैं। एक सरल उदाहरण एक चालान राशि दर्ज करना होगा और यदि राशि एक निश्चित निर्धारित राशि से कम है, तो यह संगठन के माध्यम से विभिन्न मार्गों का अनुसरण करती है। उन्नत कार्यप्रवाह तंत्र सामग्री में हेरफेर कर सकते हैं या बाहरी प्रक्रियाओं को संकेत दे सकते हैं, जबकि ये नियम प्रभावी हैं।
सहयोग ईडीएमएस में सहयोग निहित होना चाहिए। अपने मूल रूप में, सहयोगी ईडीएमएस को दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने और अधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा काम करने की अनुमति देनी चाहिए। दस्तावेज़ पर कार्य करते समय अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच अवरुद्ध होनी चाहिए.सहयोग के अन्य उन्नत रूप वास्तविक समय में कार्य करते हैं, एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों को देखने और संशोधित करने (या मार्कअप) करने की अनुमति देते हैं। परिणामी दस्तावेज़ व्यापक है, जिसमें सभी उपयोगकर्ता जोड़ सम्मलित हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के भीतर सहयोग का अर्थ है कि सहयोग सत्र के दौरान प्रत्येक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता द्वारा विभिन्न मार्कअप रिकॉर्ड किए जाते हैं, जिससे दस्तावेज़ इतिहास की निगरानी की जा सकती है।[12]
संस्करण वर्जनिंग एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक इन या आउट किया जाता है, जिससे उपयोगकर्ता पिछले संस्करणों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं और एक चयनित बिंदु से काम जारी रख सकते हैं। वर्जनिंग उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है जो समय के साथ बदलते हैं और अद्यतन करने की आवश्यकता होती है, लेकिन पिछली कॉपी पर वापस जाना या संदर्भ देना आवश्यक हो सकता है। [12]
अन्वेषण टेम्प्लेट विशेषताओं या पूर्ण पाठ खोज का उपयोग करके दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों की खोज करना। दस्तावेज़ों को विभिन्न विशेषताओं और दस्तावेज़ सामग्री का उपयोग करके खोजा जा सकता है।
संघीय खोज यह एक उद्यम के भीतर कई स्रोतों, या कई डीएमएस से परिणाम निकालने के लिए खोज क्षमताओं का विस्तार करने की क्षमता को संदर्भित करता है।[13]
प्रकाशित करना किसी दस्तावेज़ को प्रकाशित करने में प्रूफरीडिंग, सहकर्मी या सार्वजनिक समीक्षा, प्राधिकरण, मुद्रण और अनुमोदन आदि की प्रक्रियाएँ सम्मलित होती हैं। वे चरण विवेक और तार्किक सोच सुनिश्चित करते हैं। किसी भी तरह की लापरवाही के कारण दस्तावेज़ की अशुद्धि हो सकती है और इसलिए इसके उपयोगकर्ता और पाठक भ्रमित या परेशान हो सकते हैं। कानून द्वारा विनियमित उद्योगों में, कुछ प्रक्रियाओं को पूरा करना होता है, जैसा कि उनके संबंधित हस्ताक्षरों और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख (तारीखों) से प्रमाणित होता है। अधिक जानकारी के लिए आईसीएस 01.140.40 और 35.240.30 के आईएसओ प्रभागों का संदर्भ लें।[14][15]

प्रकाशित दस्तावेज़ एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे किसी विशिष्ट ज्ञान या उपकरण के बिना आसानी से बदला न जा सके, और फिर भी यह केवल पढ़ने योग्य या पोर्टेबल हो।[16]

हार्ड कॉपी प्रतिलिपि दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के भीतर दस्तावेज़/छवि प्रजनन अक्सर आवश्यक होता है, और इसके समर्थित आउटपुट डिवाइस और प्रजनन क्षमताओं पर विचार किया जाना चाहिए । [17]


मानकीकरण

कई उद्योग संघ विशेष दस्तावेज़ नियंत्रण मानकों की अपनी सूची प्रकाशित करते हैं जो उनके विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित कुछ प्रासंगिक आईएसओ दस्तावेजों की सूची है। डिवीजन आईसीएस 01.140.10 और 01.140.20।[18][19] आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110 के विभाजन द्वारा कवर की गई है।[20]

  • आईएसओ 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
  • आईएसओ 15836 सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
  • आईएसओ 15489 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - अभिलेख प्रबंधन
  • आईएसओ 21127सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा
  • आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
  • आईएसओ10244 दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
  • आईएसओ 32000 दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रारूप
  • सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए आईएसओ/आईईसी 27001 विशिष्टता

दस्तावेज़ नियंत्रण

सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन सम्मलित है (उदाहरण के लिए: 8 वां यूरोपीय संघ निर्देश, सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (एफडीए), रक्त का निर्माण, मानव कोशिकाएं, और ऊतक उत्पाद (एफडीए), स्वास्थ्य देखभाल (जेसीएएचओ), और सूचना प्रौद्योगिकी (आईटीआईएल)। [21] गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं।उदाहरणों में एचआईपीएए द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ सम्मलित हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।[22] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।

दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:

  • रिलीज से पहले दस्तावेजों की समीक्षा और अनुमोदन
    • समीक्षा और अनुमोदन
  • परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
  • यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके "उपयोग के बिंदु" पर उपलब्ध हैं
  • यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
  • यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
  • अप्रचलित दस्तावेजों के "अनपेक्षित" उपयोग को रोकना

एकीकृत डीएम

कीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ सम्मलित हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रॉनिक कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।[23] सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है। [24] डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए एक "विफल-सुरक्षित" वातावरण है। [25] विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है, जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय सौंपा गया है ताकि दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद मिल सके।[26]


यह भी देखें


संदर्भ

  1. ↑ Policy Management System Archived 29 October 2011 at the Wayback Machine
  2. ↑ Stemming: Making searching easier Archived 11 January 2012 at the Wayback Machine
  3. ↑ Shivakumar, S.K. (2016). Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms. John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. Retrieved 19 May 2018.
  4. ↑ Fletcher, A.N.; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual. Springer Science & Business Media. pp. 15–16. ISBN 9783540404033. Retrieved 19 May 2018.
  5. ↑ Webber, M.; Webber, L. (2016). It Governance: Policies and Procedures. Wolters Kluwer. p. 41-4. ISBN 9781454871323. Retrieved 19 May 2018.
  6. ↑ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT). Arizona Department of Transportation. p. 158. The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results.
  7. ↑ Morley, D.; Parker, C.S. (2014). Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive. Cengage Learning. p. 558–559. ISBN 9781285767277. Retrieved 19 May 2018.
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  11. ↑ Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. pp. 27–28. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  12. ↑ 12.0 12.1 Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. p. 30. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  13. ↑ White, M. (2012). Enterprise Search. O'Reilly Media, Inc. pp. 73–74. ISBN 9781449330408. Retrieved 19 May 2018.
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  16. ↑ OnSphere Corporation. "SOP Document Management in a Validated Environments" (PDF). Archived from the original (PDF) on 4 September 2011. Retrieved 25 April 2011.
  17. ↑ Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. Academic Press. p. 16. ISBN 9780323140621. Retrieved 19 May 2018.
  18. ↑ International Organization for Standardization. "01.140.10: Writing and transliteration". Archived from the original on 7 July 2009. Retrieved 14 July 2008.
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  20. ↑ International Organization for Standardization. "01.110: Technical product documentation". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 15 July 2008.
  21. ↑ "Code of Federal Regulations Title 21, Part 1271". Food and Drug Administration. Archived from the original on 10 October 2011. Retrieved 31 January 2012.
  22. ↑ Wiggins, Bob (2000). Effective Document Management: Unlocking Corporate Knowledge (2 ed.). Gower. p. 25. ISBN 9780566081484. Archived from the original on 13 January 2018. Retrieved 9 April 2016. At the organisational level an information systems strategy plan (ISSP) is a way to determine in general terms what information systems an organisation should have in place over the medium to long term (typically around three to five years [...]).
  23. ↑ "दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - एक क्रेता गाइड". Archived from the original on 10 January 2017. Retrieved 10 January 2017.
  24. ↑ Chaouni, Mamoun (5 February 2015). "7 Powerful Advantages of Using a Document Management System" Archived 10 January 2017 at the Wayback Machine
  25. ↑ ash-conversions (13 February 2020). "एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ और देखने के लिए 9 चीज़ें". Ash Conversions International (in British English). Retrieved 7 May 2020.
  26. ↑ "निर्माण के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर". HCSS. 15 December 2021. Retrieved 7 June 2022.


बाहरी कड़ियाँ

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