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दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ | दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आमतौर पर भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है: | ||
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| '''[[Metadata]]''' || | | '''[[Metadata|मेटाडेटा]]''' || मेटाडेटा आमतौर पर प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान शामिल हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है। | ||
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| ''' | | '''एकीकरण''' || कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली रिपॉजिटरी से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में रिपॉजिटरी में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण आमतौर पर विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, आमतौर पर ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.<ref name="ShivakumarEnter16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=wFK9DQAAQBAJ&pg=PA93 |title=Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms |last=Shivakumar |first=S.K. |publisher=John Wiley & Sons |page=93 |year=2016 |isbn=9781119206828 |access-date=19 May 2018}}</ref><ref name="FletcherWorkflow03">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=Z0VuXKlaLNcC&pg=PA16 |title=Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual |last1=Fletcher |first1=A.N. |last2=Brahm |first2=M. |last3=Pargmann |first3=H. |publisher=Springer Science & Business Media |pages=15–16 |year=2003 |isbn=9783540404033 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
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| ''' | | '''कैप्चर'''|| कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना शामिल है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी शामिल हो सकता है।<ref name="WebberITGov16">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=4OzyDAAAQBAJ&pg=SA41-PA4 |title=It Governance: Policies and Procedures |last1=Webber |first1=M. |last2=Webber |first2=L. |publisher=Wolters Kluwer |page=41-4 |year=2016 |isbn=9781454871323 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
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| ''' | | '''आंकड़ा मान्यीकरण''' || डेटा सत्यापन नियम डीएमएस में डेटा आयात करने से पहले वास्तविक समय सुधार विकल्पों की सिफारिश करते हुए दस्तावेज़ विफलताओं, लापता हस्ताक्षरों, गलत वर्तनी वाले नामों और अन्य मुद्दों की जांच कर सकते हैं। डेटा सत्यापन के हिस्से के रूप में सामंजस्य और डेटा प्रारूप परिवर्तन के रूप में अतिरिक्त प्रसंस्करण भी लागू किया जा सकता है।<ref name="TrinchieriEval03">{{cite book |title=Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) |last=Trinchieri |first=D. |publisher=Arizona Department of Transportation |page=158 |year=2003 |quote="The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results."}}</ref><ref name="MorleyUnder14">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=bDAeCgAAQBAJ&pg=PA558 |title=Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive |last1=Morley |first1=D. |last2=Parker |first2=C.S. |publisher=Cengage Learning |page=558–559 |year=2014 |isbn=9781285767277 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
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| ''' | | '''इंडेक्सिंग''' || इंडेक्सिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को ट्रैक करता है। इंडेक्सिंग अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ताओं का ट्रैक रखने जितना आसान हो सकता है; लेकिन अक्सर यह एक अधिक जटिल रूप लेता है, दस्तावेजों के मेटाडेटा के माध्यम से वर्गीकरण प्रदान करता है या दस्तावेजों की सामग्री से निकाले गए शब्द अनुक्रमणिका के माध्यम से भी। अनुक्रमण मुख्य रूप से सूचना क्वेरी और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करने के लिए मौजूद है। तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण महत्व का एक क्षेत्र एक इंडेक्स टोपोलॉजी या योजना का निर्माण है।<ref name="MeurantInto12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA120 |title=Introduction to Electronic Document Management Systems |last=Meurant |first=G. |publisher=Academic Press |page=120 |year=2012 |isbn=9780323140621 |access-date=19 May 2018}}</ref> | ||
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| ''' | | '''भंडारण''' || इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करें। दस्तावेज़ों के संग्रहण में अक्सर उन्हीं दस्तावेज़ों का प्रबंधन शामिल होता है; वे कहाँ संग्रहीत हैं, कितने समय के लिए, दस्तावेजों का एक भंडारण मीडिया से दूसरे में स्थानांतरण (श्रेणीबद्ध भंडारण प्रबंधन) और अंततः दस्तावेज़ विनाश। | ||
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| ''' | | '''पुनःप्राप्ति''' || भंडारण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करें। हालांकि किसी विशेष दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने की धारणा सरल है, इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ में पुनर्प्राप्ति काफी जटिल और शक्तिशाली हो सकती है। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की सरल पुनर्प्राप्ति को उपयोगकर्ता को विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की अनुमति देकर समर्थित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने के लिए सिस्टम को मूल अनुक्रमणिका (या इसके डेटा स्टोर पर एक गैर-अनुक्रमित क्वेरी) का उपयोग करने की अनुमति देता है।<ref name="MeurantInto12-1" />अधिक लचीली पुनर्प्राप्ति उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ पहचानकर्ता और/या अपेक्षित मेटाडेटा के कुछ हिस्सों से जुड़े आंशिक खोज शब्दों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है। यह आम तौर पर उन दस्तावेज़ों की सूची लौटाएगा जो उपयोगकर्ता के खोज शब्दों से मेल खाते हैं। कुछ प्रणालियाँ एक बूलियन अभिव्यक्ति को निर्दिष्ट करने की क्षमता प्रदान करती हैं जिसमें कई कीवर्ड या उदाहरण वाक्यांश होते हैं जो दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर मौजूद होने की उम्मीद करते हैं। इस तरह की क्वेरी के लिए पुनर्प्राप्ति को पहले निर्मित इंडेक्स द्वारा समर्थित किया जा सकता है,<ref name="MeurantInto12-1" /> या संभावित रूप से प्रासंगिक दस्तावेजों की सूची वापस करने के लिए दस्तावेजों की सामग्री के माध्यम से अधिक समय लेने वाली खोज कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति भी देखें। | ||
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| ''' | | '''वितरण''' || वितरण के लिए तैयार एक दस्तावेज एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे आसानी से बदला न जा सके। दस्तावेज़ की एक मूल मास्टर प्रति आमतौर पर वितरण के लिए उपयोग नहीं की जाती है; बल्कि, स्वयं दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक लिंक अधिक सामान्य है। यदि किसी दस्तावेज़ को नियामक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किया जाना है, तो अन्य प्रणालियों में भी ट्रेसबिलिटी और वर्जनिंग के आश्वासन सहित अतिरिक्त मानदंड पूरे किए जाने चाहिए।<ref name="SommervilleImp06">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=QkUqBgAAQBAJ&pg=PA130 |title=Implementing IT in Construction |last1=Sommerville |first1=J. |last2=Craig |first2=N. |publisher=Routledge |page=130 |year=2006 |isbn=9781134198986 |access-date=19 May 2018}}</ref> यह दृष्टिकोण उन दोनों प्रणालियों पर लागू होता है जिनके द्वारा दस्तावेज़ को इंटर-एक्सचेंज किया जाना है, यदि दस्तावेज़ की अखंडता अनिवार्य है। | ||
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| ''' | | '''सुरक्षा''' || Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the [[United States of America|United States]], standards such as [[ISO 9001]] and [[ISO 13485]], as well as U.S. [[Food and Drug Administration]] regulations, dictate how the document control process should be addressed.<ref name="SkipperHowTo15">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=HLIDCwAAQBAJ&pg=PT10 |title=How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements |last=Skipper |first=S.L. |publisher=ASQ Quality Press |pages=156 |year=2015 |isbn=9780873899178 |access-date=19 May 2018}}</ref> Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF-creation is an essential element to preclude alteration or unintended use. | ||
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| '''[[Workflow]]''' || Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built-in workflow module<ref name="AusterberryDigital12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT35 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |pages=27–28 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref> or can integrate with workflow management tools.<ref name="FletcherWorkflow03" /> There are different types of workflow. Usage depends on the environment to which the electronic document management system (EDMS) is applied. Manual workflow requires a user to view the document and decide whom to send it to. Rules-based workflow allows an administrator to create a rule that dictates the flow of the document through an organization: for instance, an invoice passes through an approval process and then is routed to the accounts-payable department. Dynamic rules allow for branches to be created in a workflow process. A simple example would be to enter an invoice amount and if the amount is lower than a certain set amount, it follows different routes through the organization. Advanced workflow mechanisms can manipulate content or signal external processes while these rules are in effect. | | '''[[Workflow]]''' || Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built-in workflow module<ref name="AusterberryDigital12-1">{{cite book |url=https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT35 |title=Digital Asset Management |last=Austerberry |first=D. |publisher=CRC Press |pages=27–28 |year=2012 |isbn=9781136033629 |access-date=19 May 2018}}</ref> or can integrate with workflow management tools.<ref name="FletcherWorkflow03" /> There are different types of workflow. Usage depends on the environment to which the electronic document management system (EDMS) is applied. Manual workflow requires a user to view the document and decide whom to send it to. Rules-based workflow allows an administrator to create a rule that dictates the flow of the document through an organization: for instance, an invoice passes through an approval process and then is routed to the accounts-payable department. Dynamic rules allow for branches to be created in a workflow process. A simple example would be to enter an invoice amount and if the amount is lower than a certain set amount, it follows different routes through the organization. Advanced workflow mechanisms can manipulate content or signal external processes while these rules are in effect. | ||
Revision as of 11:16, 13 January 2023
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज सम्मलित है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का सामग्री प्रबंधन प्रणाली की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह डिजिटल संपत्ति प्रबंधन, दस्तावेज़ इमेजिंग, कार्यप्रवाह प्रणाली और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से संबंधित होता है।
इतिहास
1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित थे।
बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में[when?] दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए एप्लिकेशन बढ़े।
इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)।
जबकि कई EDM प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (Microsoft Word या Excel, PDF) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ HTML के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये HTML-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।[1] सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-HTML सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है।HTML के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है, क्योंकि अधिकांश खोज इंजन HTML के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। HTML संग्रहण प्रारूप के बिना DMS को पूर्ण पाठ खोज वर्कफ़्लो को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है
बूलियन प्रश्नों, क्लस्टर विश्लेषण और स्टेमिंग क्लस्टर विश्लेषण [2] सहित खोज क्षमताएं डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के आदी हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।
अवयव
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आमतौर पर भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:
| विषय | विवरण |
|---|---|
| मेटाडेटा | मेटाडेटा आमतौर पर प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए संग्रहीत किया जाता है। उदाहरण के लिए, मेटाडेटा में दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की तिथि और इसे संग्रहीत करने वाले उपयोगकर्ता की पहचान शामिल हो सकती है। डीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेज़ से मेटाडेटा भी निकाल सकता है या उपयोगकर्ता को मेटाडेटा जोड़ने के लिए संकेत दे सकता है. कुछ प्रणालियाँ स्कैन की गई छवियों पर ऑप्टिकल वर्ण पहचान का भी उपयोग करती हैं, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर पाठ निष्कर्षण करती हैं। परिणामी निकाले गए पाठ का उपयोग संभावित खोजशब्दों की पहचान करके या पूर्ण पाठ खोज क्षमता प्रदान करके दस्तावेज़ों का पता लगाने में उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए किया जा सकता है, या स्वयं इसका उपयोग किया जा सकता है। निकाले गए पाठ को मेटाडेटा के एक घटक के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, या दस्तावेज़ संग्रह को खोजने के लिए स्रोत के रूप में दस्तावेज़ से अलग किया जा सकता है। |
| एकीकरण | कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अन्य अनुप्रयोगों को सीधे दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता प्रदान करने का प्रयास करती हैं, ताकि उपयोगकर्ता दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली रिपॉजिटरी से सीधे मौजूदा दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त कर सकें, परिवर्तन कर सकें, और बदले हुए दस्तावेज़ को नए संस्करण के रूप में रिपॉजिटरी में वापस सहेज सकें, सब कुछ बिना छोड़े आवेदन पत्र। इस तरह का एकीकरण आमतौर पर विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर टूल जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधन और सामग्री प्रबंधन प्रणालियों के लिए उपलब्ध होता है, आमतौर पर ओडीएमए, एलडीएपी, वेबडीएवी, और एसओएपी या रेस्टफुल वेब सेवाओं जैसे खुले मानकों का उपयोग करके एक एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (एपीआई) के माध्यम से।.[3][4] |
| कैप्चर | कैप्चर में मुख्य रूप से स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर से पेपर दस्तावेज़ों की छवियों को स्वीकार करना और संसाधित करना शामिल है। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर किया जाता है, चाहे वह हार्डवेयर में एकीकृत हो या स्टैंड-अलोन सॉफ्टवेयर के रूप में, डिजिटल छवियों को मशीन पठनीय पाठ में बदलने के लिए। ऑप्टिकल मार्क रिकग्निशन (ओएमआर) सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल कभी-कभी चेक-बॉक्स या बबल्स के मूल्यों को निकालने के लिए किया जाता है। कैप्चर में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और अन्य कंप्यूटर-आधारित फ़ाइलों को स्वीकार करना भी शामिल हो सकता है।[5] |
| आंकड़ा मान्यीकरण | डेटा सत्यापन नियम डीएमएस में डेटा आयात करने से पहले वास्तविक समय सुधार विकल्पों की सिफारिश करते हुए दस्तावेज़ विफलताओं, लापता हस्ताक्षरों, गलत वर्तनी वाले नामों और अन्य मुद्दों की जांच कर सकते हैं। डेटा सत्यापन के हिस्से के रूप में सामंजस्य और डेटा प्रारूप परिवर्तन के रूप में अतिरिक्त प्रसंस्करण भी लागू किया जा सकता है।[6][7] |
| इंडेक्सिंग | इंडेक्सिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को ट्रैक करता है। इंडेक्सिंग अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ताओं का ट्रैक रखने जितना आसान हो सकता है; लेकिन अक्सर यह एक अधिक जटिल रूप लेता है, दस्तावेजों के मेटाडेटा के माध्यम से वर्गीकरण प्रदान करता है या दस्तावेजों की सामग्री से निकाले गए शब्द अनुक्रमणिका के माध्यम से भी। अनुक्रमण मुख्य रूप से सूचना क्वेरी और पुनर्प्राप्ति का समर्थन करने के लिए मौजूद है। तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण महत्व का एक क्षेत्र एक इंडेक्स टोपोलॉजी या योजना का निर्माण है।[8] |
| भंडारण | इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करें। दस्तावेज़ों के संग्रहण में अक्सर उन्हीं दस्तावेज़ों का प्रबंधन शामिल होता है; वे कहाँ संग्रहीत हैं, कितने समय के लिए, दस्तावेजों का एक भंडारण मीडिया से दूसरे में स्थानांतरण (श्रेणीबद्ध भंडारण प्रबंधन) और अंततः दस्तावेज़ विनाश। |
| पुनःप्राप्ति | भंडारण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करें। हालांकि किसी विशेष दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने की धारणा सरल है, इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ में पुनर्प्राप्ति काफी जटिल और शक्तिशाली हो सकती है। व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की सरल पुनर्प्राप्ति को उपयोगकर्ता को विशिष्ट दस्तावेज़ पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की अनुमति देकर समर्थित किया जा सकता है, और दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने के लिए सिस्टम को मूल अनुक्रमणिका (या इसके डेटा स्टोर पर एक गैर-अनुक्रमित क्वेरी) का उपयोग करने की अनुमति देता है।[8]अधिक लचीली पुनर्प्राप्ति उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ पहचानकर्ता और/या अपेक्षित मेटाडेटा के कुछ हिस्सों से जुड़े आंशिक खोज शब्दों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है। यह आम तौर पर उन दस्तावेज़ों की सूची लौटाएगा जो उपयोगकर्ता के खोज शब्दों से मेल खाते हैं। कुछ प्रणालियाँ एक बूलियन अभिव्यक्ति को निर्दिष्ट करने की क्षमता प्रदान करती हैं जिसमें कई कीवर्ड या उदाहरण वाक्यांश होते हैं जो दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर मौजूद होने की उम्मीद करते हैं। इस तरह की क्वेरी के लिए पुनर्प्राप्ति को पहले निर्मित इंडेक्स द्वारा समर्थित किया जा सकता है,[8] या संभावित रूप से प्रासंगिक दस्तावेजों की सूची वापस करने के लिए दस्तावेजों की सामग्री के माध्यम से अधिक समय लेने वाली खोज कर सकते हैं। दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति भी देखें। |
| वितरण | वितरण के लिए तैयार एक दस्तावेज एक ऐसे प्रारूप में होना चाहिए जिसे आसानी से बदला न जा सके। दस्तावेज़ की एक मूल मास्टर प्रति आमतौर पर वितरण के लिए उपयोग नहीं की जाती है; बल्कि, स्वयं दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक लिंक अधिक सामान्य है। यदि किसी दस्तावेज़ को नियामक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किया जाना है, तो अन्य प्रणालियों में भी ट्रेसबिलिटी और वर्जनिंग के आश्वासन सहित अतिरिक्त मानदंड पूरे किए जाने चाहिए।[9] यह दृष्टिकोण उन दोनों प्रणालियों पर लागू होता है जिनके द्वारा दस्तावेज़ को इंटर-एक्सचेंज किया जाना है, यदि दस्तावेज़ की अखंडता अनिवार्य है। |
| सुरक्षा | Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the United States, standards such as ISO 9001 and ISO 13485, as well as U.S. Food and Drug Administration regulations, dictate how the document control process should be addressed.[10] Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF-creation is an essential element to preclude alteration or unintended use. |
| Workflow | Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built-in workflow module[11] or can integrate with workflow management tools.[4] There are different types of workflow. Usage depends on the environment to which the electronic document management system (EDMS) is applied. Manual workflow requires a user to view the document and decide whom to send it to. Rules-based workflow allows an administrator to create a rule that dictates the flow of the document through an organization: for instance, an invoice passes through an approval process and then is routed to the accounts-payable department. Dynamic rules allow for branches to be created in a workflow process. A simple example would be to enter an invoice amount and if the amount is lower than a certain set amount, it follows different routes through the organization. Advanced workflow mechanisms can manipulate content or signal external processes while these rules are in effect. |
| Collaboration | Collaboration should be inherent in an EDMS. In its basic form, collaborative EDMS should allow documents to be retrieved and worked on by an authorized user. Access should be blocked to other users while work is being performed on the document. Other advanced forms of collaboration act in real time, allowing multiple users to view and modify (or markup) documents at the same time. The resulting document is comprehensive, including all users additions. Collaboration within document management systems means that the various markups by each individual user during the collaboration session are recorded, allowing document history to be monitored.[12] |
| Versioning | Versioning is a process by which documents are checked in or out of the document management system, allowing users to retrieve previous versions and to continue work from a selected point. Versioning is useful for documents that change over time and require updating, but it may be necessary to go back to or reference a previous copy.[12] |
| Searching | Searching finds documents and folders using template attributes or full text search. Documents can be searched using various attributes and document content. |
| Federated search | This refers to the capability to extend search capabilities to draw results from multiple sources, or from multiple DMSes within an enterprise.[13] |
| Publishing | Publishing a document involves the procedures of proofreading, peer or public reviewing, authorizing, printing and approving etc. Those steps ensure prudence and logical thinking. Any careless handling may result in the inaccuracy of the document and therefore mislead or upset its users and readers. In law regulated industries, some of the procedures have to be completed as evidenced by their corresponding signatures and the date(s) on which the document was signed. Refer to the ISO divisions of ICS 01.140.40 and 35.240.30 for further information.[14][15]
The published document should be in a format that is not easily altered without a specific knowledge or tools, and yet it is read-only or portable.[16] |
| Hard copy reproduction | Document/image reproduction is often necessary within a document management system, and its supported output devices and reproduction capabilities should be considered.[17] |
मानकीकरण
कई उद्योग संघ विशेष दस्तावेज़ नियंत्रण मानकों की अपनी सूची प्रकाशित करते हैं जो उनके विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित कुछ प्रासंगिक आईएसओ दस्तावेजों की सूची है। डिवीजन आईसीएस 01.140.10 और 01.140.20।[18][19] आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110.[20]
- ISO 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
- ISO 15836 सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
- ISO 15489 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - रिकॉर्ड प्रबंधन
- ISO 21127 सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा (सूचना विज्ञान)
- आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
- ISO 10244 दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
- आईएसओ 32000 दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप
- सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए ISO/IEC 27001 विशिष्टता
दस्तावेज़ नियंत्रण
सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन सम्मलित है (उदाहरण के लिए: 8वां निर्देश (यूरोपीय संघ), सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (खाद्य और औषधि प्रशासन) , रक्त, मानव कोशिकाओं और ऊतक उत्पादों (FDA), स्वास्थ्य सेवा (JCAHO), और सूचना प्रौद्योगिकी (ITIL) का निर्माण।[21] गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं। उदाहरणों में HIPAA द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ सम्मलित हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।[22] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।
दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
- रिलीज से पहले दस्तावेजों की समीक्षा और अनुमोदन
- समीक्षा और अनुमोदन
- परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
- यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके उपयोग के बिंदुओं पर उपलब्ध हैं
- यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
- यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
- अप्रचलित दस्तावेजों के "अनपेक्षित" उपयोग को रोकना
एकीकृत डीएम
एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ सम्मलित हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर
सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रानिक्स कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।[23] सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है।[24] डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए "विफल-सुरक्षित" वातावरण है।[25] विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद करने के लिए सौंपा गया है।[26]
यह भी देखें
- निर्माण सहयोग प्रौद्योगिकी
- ग्राहक संचार प्रबंधन
- डेटा प्रसार
- दस्तावेज़ स्वचालन
- दस्तावेज़ीकरण
- उद्यम सामग्री प्रबंधन
- सूचना भंडार
- सूचना विज्ञान
- बुद्धिमान दस्तावेज़
- ज्ञानधार
- ज्ञान प्रबंधन
- पुस्तकालय विज्ञान
- उत्पाद डेटा प्रबंधन
- संशोधन नियंत्रण
- स्निपेट प्रबंधन
- वर्गीकरण (सामान्य)
- तकनीकी डेटा प्रबंधन प्रणाली
- तकनीकी दस्तावेज
संदर्भ
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The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results.
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At the organisational level an information systems strategy plan (ISSP) is a way to determine in general terms what information systems an organisation should have in place over the medium to long term (typically around three to five years [...]).
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