प्रलेख प्रबन्धन तंत्र

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"डिजिटल संग्रह" redirects here. For डिजिटल मीडिया का दीर्घकालिक संग्रह, see डिजिटल संरक्षण.
"ईडीएमएस" redirects here. For एक विमानाश्रय के साथ आईसीएओ संक्षिप्त रूप "ईडीएमएस", see स्ट्रॉबिंग वॉलमुहले एयरपोर्ट.

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज शामिल है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का सामग्री प्रबंधन प्रणाली की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह डिजिटल संपत्ति प्रबंधन, दस्तावेज़ इमेजिंग, कार्यप्रवाह प्रणाली और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से संबंधित होता है।

इतिहास

1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज शामिल थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी शामिल थे।

बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में[when?] दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। EDM सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, वर्कफ़्लो और ऑडिटिंग क्षमताओं को शामिल करने के लिए एप्लिकेशन बढ़े।

इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को पकड़ने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने, और छवि फ़ाइलों को सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए सूचना भंडार में संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने पाठ के निष्कर्षण को संभाला) कैप्चर की प्रक्रिया में दस्तावेज़, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट पुनर्प्राप्ति प्रदान की। टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताएं)।

जबकि कई EDM प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (Microsoft Word या Excel, PDF) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ HTML के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये HTML-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं।[1] सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-HTML सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है। HTML के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है क्योंकि अधिकांश खोज इंजन HTML के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। HTML संग्रहण प्रारूप के बिना DMS को पूर्ण पाठ खोज वर्कफ़्लो को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है।

Full-text_search#Boolean_queries, क्लस्टर विश्लेषण और उत्पन्न सहित खोज क्षमताएं[2] डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के अभ्यस्त हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।

अवयव

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ सामान्यतः पर भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:

Topic Description
Metadata Metadata is typically stored for each document. Metadata may, for example, include the date the document will be stored and the identity of the user storing it. The DMS may also extract metadata from the document automatically or prompt the user to add metadata. Some systems also use optical character recognition on scanned images, or perform text extraction on electronic documents. The resulting extracted text can be used to assist users in locating documents by identifying probable keywords or providing for full text search capability, or can be used on its own. Extracted text can also be stored as a component of metadata, stored with the document, or separately from the document as a source for searching document collections.[3]
Integration Many document management systems attempt to provide document management functionality directly to other applications, so that users may retrieve existing documents directly from the document management system repository, make changes, and save the changed document back to the repository as a new version, all without leaving the application. Such integration is commonly available for a variety of software tools such as workflow management and content management systems, typically through an application programming interface (API) using open standards such as ODMA, LDAP, WebDAV, and SOAP or RESTful web services.[4][5]
Capture Capture primarily involves accepting and processing images of paper documents from scanners or multifunction printers. Optical character recognition (OCR) software is often used, whether integrated into the hardware or as stand-alone software, in order to convert digital images into machine readable text. Optical mark recognition (OMR) software is sometimes used to extract values of check-boxes or bubbles. Capture may also involve accepting electronic documents and other computer-based files.[6]
Data validation Data validation rules can check for document failures, missing signatures, misspelled names, and other issues, recommending real-time correction options before importing data into the DMS. Additional processing in the form of harmonization and data format changes may also be applied as part of data validation.[7][8]
Indexing Indexing tracks electronic documents. Indexing may be as simple as keeping track of unique document identifiers; but often it takes a more complex form, providing classification through the documents' metadata or even through word indexes extracted from the documents' contents. Indexing exists mainly to support information query and retrieval. One area of critical importance for rapid retrieval is the creation of an index topology or scheme.[9]
Storage Store electronic documents. Storage of the documents often includes management of those same documents; where they are stored, for how long, migration of the documents from one storage media to another (hierarchical storage management) and eventual document destruction.
Retrieval Retrieve the electronic documents from the storage. Although the notion of retrieving a particular document is simple, retrieval in the electronic context can be quite complex and powerful. Simple retrieval of individual documents can be supported by allowing the user to specify the unique document identifier, and having the system use the basic index (or a non-indexed query on its data store) to retrieve the document.[9] More flexible retrieval allows the user to specify partial search terms involving the document identifier and/or parts of the expected metadata. This would typically return a list of documents which match the user's search terms. Some systems provide the capability to specify a Boolean expression containing multiple keywords or example phrases expected to exist within the documents' contents. The retrieval for this kind of query may be supported by previously built indexes,[9] or may perform more time-consuming searches through the documents' contents to return a list of the potentially relevant documents. See also Document retrieval.
Distribution A document ready for distribution has to be in a format that cannot be easily altered. An original master copy of the document is usually never used for distribution; rather, an electronic link to the document itself is more common. If a document is to be distributed electronically in a regulatory environment, then additional criteria must be met, including assurances of traceability and versioning, even across other systems.[10] This approach applies to both of the systems by which the document is to be inter-exchanged, if the integrity of the document is imperative.
Security Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the United States, standards such as ISO 9001 and ISO 13485, as well as U.S. Food and Drug Administration regulations, dictate how the document control process should be addressed.[11] Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF-creation is an essential element to preclude alteration or unintended use.
Workflow Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built-in workflow module[12] or can integrate with workflow management tools.[5] There are different types of workflow. Usage depends on the environment to which the electronic document management system (EDMS) is applied. Manual workflow requires a user to view the document and decide whom to send it to. Rules-based workflow allows an administrator to create a rule that dictates the flow of the document through an organization: for instance, an invoice passes through an approval process and then is routed to the accounts-payable department. Dynamic rules allow for branches to be created in a workflow process. A simple example would be to enter an invoice amount and if the amount is lower than a certain set amount, it follows different routes through the organization. Advanced workflow mechanisms can manipulate content or signal external processes while these rules are in effect.
Collaboration Collaboration should be inherent in an EDMS. In its basic form, collaborative EDMS should allow documents to be retrieved and worked on by an authorized user. Access should be blocked to other users while work is being performed on the document. Other advanced forms of collaboration act in real time, allowing multiple users to view and modify (or markup) documents at the same time. The resulting document is comprehensive, including all users additions. Collaboration within document management systems means that the various markups by each individual user during the collaboration session are recorded, allowing document history to be monitored.[13]
Versioning Versioning is a process by which documents are checked in or out of the document management system, allowing users to retrieve previous versions and to continue work from a selected point. Versioning is useful for documents that change over time and require updating, but it may be necessary to go back to or reference a previous copy.[13]
Searching Searching finds documents and folders using template attributes or full text search. Documents can be searched using various attributes and document content.
Federated search This refers to the capability to extend search capabilities to draw results from multiple sources, or from multiple DMSes within an enterprise.[14]
Publishing Publishing a document involves the procedures of proofreading, peer or public reviewing, authorizing, printing and approving etc. Those steps ensure prudence and logical thinking. Any careless handling may result in the inaccuracy of the document and therefore mislead or upset its users and readers. In law regulated industries, some of the procedures have to be completed as evidenced by their corresponding signatures and the date(s) on which the document was signed. Refer to the ISO divisions of ICS 01.140.40 and 35.240.30 for further information.[15][16]

The published document should be in a format that is not easily altered without a specific knowledge or tools, and yet it is read-only or portable.[17]

Hard copy reproduction Document/image reproduction is often necessary within a document management system, and its supported output devices and reproduction capabilities should be considered.[18]


मानकीकरण

कई उद्योग संघ विशेष दस्तावेज़ नियंत्रण मानकों की अपनी सूची प्रकाशित करते हैं जो उनके विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित कुछ प्रासंगिक आईएसओ दस्तावेजों की सूची है। डिवीजन आईसीएस 01.140.10 और 01.140.20।[19][20] आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110.[21]

  • ISO 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
  • ISO 15836 सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
  • ISO 15489 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - रिकॉर्ड प्रबंधन
  • ISO 21127 सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा (सूचना विज्ञान)
  • आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
  • ISO 10244 दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
  • आईएसओ 32000 दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप
  • सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए ISO/IEC 27001 विशिष्टता

दस्तावेज़ नियंत्रण

सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन शामिल है (उदाहरण के लिए: 8वां निर्देश (यूरोपीय संघ), सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (खाद्य और औषधि प्रशासन) , रक्त, मानव कोशिकाओं और ऊतक उत्पादों (FDA), स्वास्थ्य सेवा (JCAHO), और सूचना प्रौद्योगिकी (ITIL) का निर्माण।[22] गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं। उदाहरणों में HIPAA द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ शामिल हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है।[23] दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।

दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:

  • रिलीज से पहले दस्तावेजों की समीक्षा और अनुमोदन
    • समीक्षा और अनुमोदन
  • परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
  • यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके उपयोग के बिंदुओं पर उपलब्ध हैं
  • यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
  • यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
  • अप्रचलित दस्तावेजों के "अनपेक्षित" उपयोग को रोकना

एकीकृत डीएम

एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ शामिल हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रानिक्स कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है।[24] सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है।[25] डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए "विफल-सुरक्षित" वातावरण है।[26] विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद करने के लिए सौंपा गया है।[27]


यह भी देखें


संदर्भ

  1. ↑ Policy Management System Archived 29 October 2011 at the Wayback Machine
  2. ↑ Stemming: Making searching easier Archived 11 January 2012 at the Wayback Machine
  3. ↑ Parsons, M. (2004). Effective Knowledge Management for Law Firms. Oxford University Press. p. 234. ISBN 9780195169683. Retrieved 19 May 2018.
  4. ↑ Shivakumar, S.K. (2016). Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms. John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. Retrieved 19 May 2018.
  5. ↑ 5.0 5.1 Fletcher, A.N.; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual. Springer Science & Business Media. pp. 15–16. ISBN 9783540404033. Retrieved 19 May 2018.
  6. ↑ Webber, M.; Webber, L. (2016). It Governance: Policies and Procedures. Wolters Kluwer. p. 41-4. ISBN 9781454871323. Retrieved 19 May 2018.
  7. ↑ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT). Arizona Department of Transportation. p. 158. The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results.
  8. ↑ Morley, D.; Parker, C.S. (2014). Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive. Cengage Learning. p. 558–559. ISBN 9781285767277. Retrieved 19 May 2018.
  9. ↑ 9.0 9.1 9.2 Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. Academic Press. p. 120. ISBN 9780323140621. Retrieved 19 May 2018.
  10. ↑ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementing IT in Construction. Routledge. p. 130. ISBN 9781134198986. Retrieved 19 May 2018.
  11. ↑ Skipper, S.L. (2015). How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements. ASQ Quality Press. p. 156. ISBN 9780873899178. Retrieved 19 May 2018.
  12. ↑ Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. pp. 27–28. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  13. ↑ 13.0 13.1 Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. p. 30. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  14. ↑ White, M. (2012). Enterprise Search. O'Reilly Media, Inc. pp. 73–74. ISBN 9781449330408. Retrieved 19 May 2018.
  15. ↑ International Organization for Standardization. "01.140.40: Publishing". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 14 July 2008.
  16. ↑ International Organization for Standardization. "35.240.30: IT applications in information, documentation and publishing". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 14 July 2008.
  17. ↑ OnSphere Corporation. "SOP Document Management in a Validated Environments" (PDF). Archived from the original (PDF) on 4 September 2011. Retrieved 25 April 2011.
  18. ↑ Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. Academic Press. p. 16. ISBN 9780323140621. Retrieved 19 May 2018.
  19. ↑ International Organization for Standardization. "01.140.10: Writing and transliteration". Archived from the original on 7 July 2009. Retrieved 14 July 2008.
  20. ↑ International Organization for Standardization. "01.140.20: Information sciences". Archived from the original on 5 December 2008. Retrieved 14 July 2008.
  21. ↑ International Organization for Standardization. "01.110: Technical product documentation". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 15 July 2008.
  22. ↑ "Code of Federal Regulations Title 21, Part 1271". Food and Drug Administration. Archived from the original on 10 October 2011. Retrieved 31 January 2012.
  23. ↑ Wiggins, Bob (2000). Effective Document Management: Unlocking Corporate Knowledge (2 ed.). Gower. p. 25. ISBN 9780566081484. Archived from the original on 13 January 2018. Retrieved 9 April 2016. At the organisational level an information systems strategy plan (ISSP) is a way to determine in general terms what information systems an organisation should have in place over the medium to long term (typically around three to five years [...]).
  24. ↑ "दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - एक क्रेता गाइड". Archived from the original on 10 January 2017. Retrieved 10 January 2017.
  25. ↑ Chaouni, Mamoun (5 February 2015). "7 Powerful Advantages of Using a Document Management System" Archived 10 January 2017 at the Wayback Machine
  26. ↑ ash-conversions (13 February 2020). "एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ और देखने के लिए 9 चीज़ें". Ash Conversions International (in British English). Retrieved 7 May 2020.
  27. ↑ "निर्माण के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर". HCSS. 15 December 2021. Retrieved 7 June 2022.


बाहरी कड़ियाँ

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