दस्तावेज़

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Documents across mediums. Top-left: a word proccessor document using LibreOffice. Top-right: a copy of the Swiss Constitution in German. Bottom-left: a vinyl record holding a set of songs. Bottom-right: a computer program interpreting a fragment of a clay tablet with cuneiform script about king Shalmaneser III

Template:LibraryandInformation-TopicSidebar एक दस्तावेज विचार का एक लेखन, आरेखण, प्रस्तुत, या स्मारकीय प्रतिनिधित्व है, जो अक्सर गैर-काल्पनिक, गैर-काल्पनिक, साथ ही काल्पनिक, सामग्री की अभिव्यक्ति है। यह शब्द लैटिन के डॉक्यूमेंटम से उत्पन्न हुआ है, जो एक शिक्षण या पाठ को दर्शाता है: क्रिया डोसेओ सिखाने के लिए दर्शाता है। अतीत में, इस शब्द का प्रयोग आम तौर पर एक सत्य या तथ्य के साक्ष्य के रूप में उपयोगी लिखित प्रमाण को निरूपित करने के लिए किया जाता था। कंप्यूटर युग में, दस्तावेज़ आमतौर पर इसकी संरचना और प्रारूप सहित प्राथमिक रूप से पाठ्य कम्प्यूटर फाइल को दर्शाता है, उदा। फोंट, रंग और कंप्यूटर जनित इमेजरी। समसामयिक रूप से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अस्तित्व को देखते हुए दस्तावेज़ को इसके संचरण माध्यम , जैसे, कागज द्वारा परिभाषित नहीं किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण विशिष्ट है क्योंकि इसमें दस्तावेज़ की तुलना में अधिक संकेत हैं। दस्तावेज़ों को रीयलिया (पुस्तकालय विज्ञान) से भी अलग किया जाता है, जो त्रि-आयामी वस्तुएं हैं जो अन्यथा दस्तावेज़ की परिभाषा को संतुष्ट करती हैं क्योंकि वे यादगार या विचार का प्रतिनिधित्व करते हैं; दस्तावेजों को द्वि-आयामी प्रतिनिधित्व के रूप में अधिक माना जाता है। जबकि दस्तावेजों में अनुकूलन की बड़ी किस्में हो सकती हैं, सभी दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से साझा किया जा सकता है और ऐसा करने का अधिकार है, रचनात्मकता को दस्तावेजों द्वारा भी दर्शाया जा सकता है। इतिहास, घटनाएँ, उदाहरण, मत आदि सब कुछ दस्तावेज़ों में अभिव्यक्त किया जा सकता है।

सार परिभाषाएँ

प्रलेख की अवधारणा को सुजैन ब्रीट द्वारा किसी ठोस या प्रतीकात्मक संकेत के रूप में परिभाषित किया गया है, जिसे संरक्षित या रिकॉर्ड किया गया है, पुनर्निर्माण के लिए या किसी घटना को साबित करने के लिए, चाहे वह शारीरिक हो या मानसिक। एक अक्सर उद्धृत लेख का निष्कर्ष है कि जोनाथन प्रीस्ट, पॉल ओटलेट , ब्रिएट, वाल्टर शूरमेयर | शूरमेयेर और अन्य दस्तावेजकारों के बीच दस्तावेज़ की विकसित धारणा ने दस्तावेज़ों के पारंपरिक भौतिक रूपों के बजाय एक दस्तावेज़ के रूप में कार्य करने पर तेजी से जोर दिया। डिजिटल तकनीक में बदलाव इस अंतर को और भी महत्वपूर्ण बना देगा। डेविड एम. लेवी | लेवी के विचारशील विश्लेषणों ने दिखाया है कि डिजिटल दस्तावेज़ों की तकनीक पर ज़ोर देने से दस्तावेज़ों के रूप में डिजिटल दस्तावेज़ों की हमारी समझ बाधित हुई है (उदाहरण के लिए, लेवी, 1994). एक पारंपरिक दस्तावेज़, जैसे कि एक मेल संदेश या एक तकनीकी रिपोर्ट, डिजिटल तकनीक में भौतिक रूप से बिट्स की एक स्ट्रिंग के रूप में मौजूद है, जैसा कि डिजिटल वातावरण में बाकी सब कुछ करता है। अध्ययन की वस्तु के रूप में, इसे एक दस्तावेज में बनाया गया है। इसका अध्ययन करने वालों के लिए यह भौतिक प्रमाण बन गया है।

दस्तावेज़ को पुस्तकालय और सूचना विज्ञान  और दस्तावेज़ीकरण विज्ञान में एक मौलिक, अमूर्त विचार के रूप में परिभाषित किया गया है: यह शब्द हर उस चीज़ को दर्शाता है जिसे सबूत के रूप में पेश करने के लिए प्रतिनिधित्व या स्मारक बनाया जा सकता है। सुज़ैन ब्रीट द्वारा प्रदान किया गया उत्कृष्ट उदाहरण एक मृग  है: अफ्रीका के मैदानी इलाकों में जंगली रूप से चलने वाले एक मृग को एक दस्तावेज नहीं माना जाना चाहिए [;] वह नियम है। लेकिन अगर इसे पकड़ना था, चिड़ियाघर ले जाना था और अध्ययन की वस्तु बनाना था, तो इसे एक दस्तावेज बना दिया गया है। यह अध्ययन करने वालों द्वारा उपयोग किए जाने वाले भौतिक साक्ष्य बन गए हैं। दरअसल, मृग के बारे में लिखे गए विद्वतापूर्ण लेख गौण दस्तावेज हैं, क्योंकि मृग ही प्राथमिक दस्तावेज है।  इस राय की व्याख्या अभिनेता-नेटवर्क सिद्धांत की प्रारंभिक अभिव्यक्ति के रूप में की गई है।

प्रकार

एक दस्तावेज़ को संरचित किया जा सकता है, जैसे सारणीबद्ध दस्तावेज़, विक्ट: सूचियाँ, प्रपत्र (दस्तावेज़) , या वैज्ञानिक चार्ट , अर्ध-संरचित एक पुस्तक या एक समाचार पत्र लेख, या एक हस्तलिखित नोट की तरह असंरचित। दस्तावेज़ों को कभी-कभी वर्गीकृत जानकारी , गोपनीयता या सार्वजनिक के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। उन्हें ड्राफ्ट दस्तावेज़ या प्रूफ़ पढ़ना के रूप में भी वर्णित किया जा सकता है। जब कोई दस्तावेज़ प्रतिलिपि बना रहा होता है, तो स्रोत को मौलिकता कहा जाता है।

दस्तावेज़ों का उपयोग कई क्षेत्रों में किया जाता है, जैसे:

• अकादमिक: पांडुलिपि, थीसिस , अकादमिक प्रकाशन , शैक्षणिक पत्रिका, चार्ट और तकनीकी ड्राइंग
• मीडिया: मॉक-अप, पटकथा , छवि , फोटोग्राफी और अखबार का लेख
• प्रशासन (सरकार) , कानून और राजनीति : पेटेंट आवेदन, संक्षिप्त (कानून) , प्रमाण पत्र (बहुविकल्पी) #आधिकारिक दस्तावेज, आयोग (दस्तावेज), संवैधानिक दस्तावेज , प्रपत्र (दस्तावेज), राजपत्र, पहचान दस्तावेज, लाइसेंस , घोषणापत्र , सम्मन , जनगणना , और श्वेत पत्र
• व्यवसाय: चालान, वित्तीय उद्धरण , आरएफपी , प्रस्ताव (व्यवसाय) , अनुबंध , पैकिंग पर्ची , जहाज का मेनिफेस्ट, रिपोर्ट good (विस्तृत और सारांश), स्प्रेडशीट , एमएसडीएस , यात्री की सूची , लदान बिल (बीओएल), वित्तीय विवरण , गैर-प्रकटीकरण समझौता ( एनडीए), म्यूचुअल गैर प्रकटीकरण समझौता (एमएनडीए), और यूजर गाइड
• भूगोल और योजना: स्थलाकृतिक मानचित्र, रजिस्टर करें , किंवदंती (नक्शा) , और वास्तु योजना

इस तरह के मानक दस्तावेजों को टेम्प्लेट (वर्ड प्रोसेसिंग) के आधार पर तैयार किया जा सकता है।

मसौदा तैयार करना

किसी दस्तावेज़ का पृष्ठ लेआउट यह है कि दस्तावेज़ के स्थान पर जानकारी को ग्राफ़िक रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाता है, उदाहरण के लिए, पृष्ठ पर। यदि दस्तावेज़ की उपस्थिति चिंता का विषय है, तो पृष्ठ लेआउट आम तौर पर ग्राफ़िक डिज़ाइन की ज़िम्मेदारी होती है। टाइपोग्राफी पत्र और प्रतीक रूपों के डिजाइन और दस्तावेज़ में उनकी भौतिक व्यवस्था से संबंधित है (टाइप बैठना देखें)। सूचना डिजाइन सूचना के प्रभावी संचार से संबंधित है, विशेष रूप से औद्योगिक दस्तावेजों और सार्वजनिक संकेत ों में। सरल शाब्दिक दस्तावेज़ों को विज़ुअल डिज़ाइन की आवश्यकता नहीं हो सकती है और केवल एक लेखक , डेटा प्रविष्टि क्लर्क या प्रतिलेखक द्वारा ही तैयार किया जा सकता है। प्रपत्र (दस्तावेज़) को उनके प्रारंभिक क्षेत्रों के लिए एक दृश्य डिजाइन की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन प्रपत्रों को पूरा करने के लिए नहीं।

मीडिया

1859 से यहूदियों के जन्म रजिस्टर का एक पृष्ठ

परंपरागत रूप से, एक दस्तावेज़ का माध्यम कागज था और सूचना को स्याही में लिखा गया था, या तो लिखावट (पांडुलिपि बनाने के लिए) या एक यांत्रिक प्रक्रिया (जैसे, एक छापाखाना या लेजर प्रिंटर ) द्वारा। आज, कुछ छोटे दस्तावेजों में एक साथ कागज़ स्टेपल (फास्टनर) की चादरें भी शामिल हो सकती हैं।

ऐतिहासिक रूप से, दस्तावेजों को पेपिरस (प्राचीन मिस्र में शुरू) या चर्मपत्र पर स्याही से अंकित किया गया था; एक तेज उपकरण का उपयोग करके पत्थर पर खरोंच या नक्काशी की जाती है, उदाहरण के लिए, बाइबिल में वर्णित पत्थर की पटिया; मिट्टी में मुद्रांकित या उकेरा गया और फिर मिट्टी की गोलियाँ बनाने के लिए बेक किया गया, उदाहरण के लिए, सुमेर ियन और अन्य मेसोपोटामिया सभ्यताओं में। पपीरस या चर्मपत्र को अक्सर एक स्क्रॉल (चर्मपत्र) में घुमाया जाता था या चादरों में काटा जाता था और ज़ाब्ता (पुस्तक) में जिल्द किया जाता था।

दस्तावेजों को यादगार बनाने और प्रदर्शित करने के समकालीन इलेक्ट्रॉनिक साधनों में शामिल हैं:

• मेज पर रहने वाला कंप्यूटर , लैपटॉप , टैबलेट कंप्यूटर , वगैरह का कंप्यूटर डिस्प्ले ; हार्ड कॉपी बनाने के लिए वैकल्पिक रूप से संगणक मुद्रक के साथ;
• व्यक्तिगत डिजिटल सहायक (पीडीए);
• समर्पित ई-बुक डिवाइस ;
• इलेक्ट्रॉनिक पेपर , आमतौर पर, वहनीय दस्तावेज़ स्वरूप (पीडीएफ) का उपयोग करके;
• सूचना उपकरण ;
• डिजिटल ऑडियो प्लेयर ; और
• रेडियो और टेलीविजन दूरसंचार सेवा प्रदाता ।

डिजिटल दस्तावेज़ों को आमतौर पर एक विशिष्ट माध्यम में प्रस्तुत करने योग्य होने के लिए एक विशिष्ट फ़ाइल प्रारूप की आवश्यकता होती है।

विधि में

सभी रूपों में दस्तावेज़ अक्सर आपराधिक और नागरिक कार्यवाही में भौतिक साक्ष्य के रूप में कार्य करते हैं। इस तरह के दस्तावेज़ का फोरेंसिक विश्लेषण प्रश्नगत दस्तावेज़ परीक्षा के दायरे में है। मुकदमेबाजी के दौरान बड़ी संख्या में उत्पन्न होने वाले दस्तावेजों को सूचीबद्ध करने और प्रबंधित करने के लिए, बेट्स नंबरिंग को अक्सर मुकदमे में सभी दस्तावेजों पर लागू किया जाता है ताकि प्रत्येक दस्तावेज़ में एक अद्वितीय, मनमाना, पहचान संख्या हो।

यह भी देखें

• पुरालेख
• पुस्तक
• दस्तावेज़ीकरण
• दस्तावेज़ीकरण
• पुस्तक का इतिहास
• पहचान दस्तावेज़
• टाइटिल
• रियलिया (पुस्तकालय विज्ञान)
• यात्रा दस्तावेज

आगे की पढाई

• Briet, S. (1951). Qu'est-ce que la documentation? Paris: Documentaires Industrielles et Techniques.
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• Frohmann, Bernd (2009). Revisiting "what is a document?", Journal of Documentation, 65(2), 291–303.
• Hjerppe, R. (1994). A framework for the description of generalized documents. Advances in Knowledge Organization, 4, 173–180.
• Houser, L. (1986). Documents: The domain of library and information science. Library and Information Science Research, 8, 163–188.
• Larsen, P.S. (1999). Books and bytes: Preserving documents for posterity. Journal of the American Society for Information Science, 50(11), 1020–1027.
• Lund, N. W. (2008). Document theory. Annual Review of Information Science and Technology, 43, 399–432.
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• Ørom, A. (2007). The concept of information versus the concept of a document. I: Document (re)turn. Contributions from a research field in transition. Ed. By Roswitha Skare, Niels Windfeld Lund & Andreas Vårheim. Frankfurt is Main: Peter Lang. (pp. 53–72).

श्रेणी: सूचना विज्ञान