समय प्रबंधन

समय प्रबंधन विशिष्ट गतिविधियों, विशेष रूप से प्रभावशीलता, दक्षता और उत्पादकता बढ़ाने के लिए व्यतीत किए गए समय के सचेत नियंत्रण की योजना बनाने और प्रयोग करने की प्रक्रिया है। इसमें रोजगार, पारस्परिक संबंध, परिवार, शौक, व्यक्तिगत रुचियों और समय की परिमित प्रकृति के साथ प्रतिबद्धताओं से संबंधित विभिन्न मांगों को सम्मलित किया गया है। समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने से व्यक्ति को अपने समय और उपयुक्तता पर गतिविधियों को खर्च करने या प्रबंधित करने का विकल्प मिलता है।^[1] विशिष्ट कार्यों, परियोजनाओं और लक्ष्यों को पूरा करने के लिए नियत तिथि का अनुपालन करते समय समय प्रबंधन को कौशल, उपकरण और तकनीकों की एक श्रृंखला द्वारा सहायता प्रदान की जा सकती है। प्रारंभ में, समय प्रबंधन को केवल व्यवसाय या कार्य गतिविधियों के लिए संदर्भित किया गया था, लेकिन अंततः, व्यक्तिगत गतिविधियों को भी सम्मलित करने के लिए इस शब्द का विस्तार किया गया है। एक समय प्रबंधन प्रणाली प्रक्रियाओं, उपकरणों, तकनीकों और विधियों का डिज़ाइन किया गया संयोजन है। समय प्रबंधन सामान्यतः किसी भी परियोजना प्रबंधन में इसकी आवश्यकता है क्योंकि यह परियोजना के पूरा होने का समय और कार्यक्षेत्र निर्धारित करता है।

समय प्रबंधन पर साहित्य से उत्पन्न होने वाले प्रमुख विषयों में प्रभावशीलता के लिए अनुकूल वातावरण बनाना (लागत-लाभ, परिणामों की गुणवत्ता, और कार्यों या परियोजना को पूरा करने के लिए समय), प्राथमिकताओं की स्थापना, समय व्यतीत करने की संबंधित प्रक्रिया को गैर-प्राथमिकताओं और लक्ष्यों के कार्यान्वयन पर कम करना सम्मलित है।

समय प्रबंधन के सांस्कृतिक विचार

किसी संस्कृति के समय को देखने की विधियों में अंतर उनके समय के प्रबंधन के तरीके को प्रभावित कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक रेखीय समय दृश्य एक रेखीय फैशन में एक क्षण से अगले क्षण तक बहने के रूप में समय की कल्पना करने का एक तरीका है। समय की यह रैखिक धारणा अमेरिका के साथ-साथ जर्मनी, स्विट्जरलैंड और इंग्लैंड जैसे अधिकांश उत्तरी यूरोपीय देशों में प्रमुख है।^[2] इन संस्कृतियों में लोग उत्पादक समय प्रबंधन पर एक बड़ा मूल्य रखते हैं, और उन निर्णयों या कार्यों से बचते हैं जिनके परिणामस्वरूप समय व्यतीत होता है।^[2] समय का यह रैखिक दृष्टिकोण इन संस्कृतियों के अधिक "मोनोक्रोनिक" होने या इसी समय में केवल काम करना पसंद करने से संबंधित है। सामान्यतः यह सांस्कृतिक दृष्टिकोण इसके विलक्षण कार्य को पूरा करने पर ज्यादा अच्छे प्रकार से ध्यान केंद्रित करता है और इसलिए अधिक उत्पादक समय प्रबंधन प्रदान होता हैं।

किसी अन्य सांस्कृतिक समय दृश्य बहु-सक्रिय समय दृश्य है। बहु-सक्रिय संस्कृतियों में, अधिकांश लोग महसूस करते हैं कि जितनी अधिक गतिविधियाँ या कार्य एक साथ किए जाएँ, उतना अच्छा है। इससे खुशी की भावना पैदा होती है।^[2] बहु-सक्रिय संस्कृतियाँ "पॉलीक्रॉनिक" हैं या एक साथ कई कार्य करना पसंद करती हैं। यह बहु-सक्रिय समय दृश्य अधिकांश दक्षिणी यूरोपीय देशों जैसे स्पेन, पुर्तगाल और इटली में प्रमुख है।^[2] इन संस्कृतियों में, लोग अधिकांशतः उन चीजों पर समय व्यतीत करते हैं जो उन्हें अधिक महत्वपूर्ण लगती हैं जैसे कि सामाजिक बातचीत को खत्म करने पर उच्च महत्व देना उपस्थित हैं।^[2] व्यावसायिक वातावरण में, जिसमें अधिकांशतः इस बात पर कम ध्यान दिया जाता हैं कि बैठकें कितनी देर तक चलती हैं, बल्कि उच्च गुणवत्ता वाली बैठकें करने पर ध्यान दिया जाता है। सामान्यतः, सांस्कृतिक फोकस दक्षता से अधिक तालमेल और रचनात्मकता पर होता है।^[3]

इस अंतिम सांस्कृतिक समय दृश्य चक्रीय समय दृश्य है। चक्रीय संस्कृतियों में, समय को न तो रैखिक और न ही घटना संबंधी माना जाता है। चूंकि दिन, महीने, वर्ष, मौसम और घटनाएं नियमित दोहराव वाली घटनाओं में घटित होती हैं, इसलिए समय को चक्रीय रूप में देखा जाता है। इस दृष्टि से समय को व्यर्थ नहीं देखा जाता क्योंकि वह सदैव बाद में लौट कर आता है, अत: उसकी मात्रा असीमित होती है।^[2] यह चक्रीय समय दृश्य जापान और चीन सहित एशिया के अधिकांश देशों में प्रचलित है। कार्यों को सही ढंग से पूरा करने के लिए समय की चक्रीय अवधारणाओं वाली संस्कृतियों में यह अधिक महत्वपूर्ण है, इसलिए अधिकांश लोग अपनी योजनाओं पर कार्य करने से पहले निर्णयों और उनके प्रभाव के बारे में सोचने में अधिक समय व्यतीत करेंगे।^[3] चक्रीय संस्कृतियों में अधिकांश लोग यह समझने की प्रवृत्ति रखते हैं कि अन्य संस्कृतियों के समय के अलग-अलग दृष्टिकोण हैं और वैश्विक मंच पर कार्य करते समय इस बात से अवगत हैं।^[4]

प्रभावी वातावरण बनाना

कुछ समय-प्रबंधन साहित्य वास्तविक प्रभावशीलता के अनुकूल वातावरण बनाने से संबंधित कार्यों पर बल देता है। इन रणनीतियों में सिद्धांत सम्मलित हैं जैसे:

संगठित बनाना - कागजी प्रतिक्रिया और कार्य (परियोजना प्रबंधन) का ट्राइएज,
इन्सुलेशन, विरोध और प्रतिनिधिमंडल द्वारा अपने समय की रक्षा करना,
लक्ष्य-प्रबंधन के माध्यम से उपलब्धि और लक्ष्य-फोकस के माध्यम से - प्रेरक जोर,
खराब समय-आदतों से उबरना - अंतर्निहित मनोवैज्ञानिक समस्याओं से पुनर्प्राप्ति मॉडल, उदाहरण के रूप में टालमटोल।

साथ ही, कार्यों को निपटाने का समय महत्वपूर्ण है। जैसा कि उच्च स्तर की एकाग्रता और मानसिक ऊर्जा की आवश्यकता वाले कार्यों को अधिकांशतः दिन की शुरुआत में किया जाता है जब व्यक्ति अधिक तरोताजा होता है। साहित्यिक^[which?] रूप से होने वाले विलंब जैसे पुराने मनोवैज्ञानिक विवादों पर काबू पाने पर भी ध्यान केंद्रित करता है।

प्रभावी ढंग से समय का प्रबंधन करने में अत्यधिक और प्राचीन अक्षमताओं का परिणाम ध्यान आभाव सक्रियता विकार (एडीएचडी) हो सकता है।^[5] नैदानिक मानदंडों में कम उपलब्धि की भावना, संगठित होने में कठिनाई, प्रारंभ करने में परेशानी, एक साथ कई परियोजनाओं को प्रबंधित करने में परेशानी, और फॉलो-थ्रू में परेशानी सम्मलित है।^[6]^{[page needed]} डैनियल आमेन प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स पर ध्यान केंद्रित करता है जो मस्तिष्क का सबसे हाल ही में विकसित भाग है। यह दूसरों के बीच ध्यान अवधि, आवेग प्रबंधन, संगठन, अनुभव से सीखने और आत्म-निगरानी के कार्यों का प्रबंधन करता है। कुछ लेखक तर्क देते हैं कि प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स के काम करने की विधियों को बदलना संभव है और समाधान प्रस्तुत करता है।^[7]

प्राथमिकताएं और लक्ष्य निर्धारित करना

समय प्रबंधन रणनीतियाँ अधिकांशतः व्यक्तिगत लक्ष्य निर्धारित करने की सिफारिश से जुड़ी होती हैं। साहित्य जैसे विषयों पर बल देता है:

विक्ट कार्य करें :प्राथमिकता क्रम - लक्ष्य निर्धारण और प्राथमिकता,
गुरुत्वाकर्षण लक्ष्य निर्धारित करें - जो स्वचालित रूप से क्रियाओं को आकर्षित करें^{[citation needed]}.

इन लक्ष्यों को रिकॉर्ड किया जाता है और इन्हें एक परियोजना प्रबंधन, कार्य योजना, या साधारण कार्य सूची में पृथक किया जा सकता है। व्यक्तिगत कार्यों या लक्ष्यों के लिए, एक महत्व रेटिंग स्थापित की जा सकती है, समय सीमा निर्धारित की जा सकती है, और प्राथमिकताएं निर्दिष्ट की जा सकती हैं। यह प्रक्रिया कार्य सूची, शेड्यूल या गतिविधियों के कैलेंडर के साथ योजना में परिणत होती है। लेखक नियोजन या समीक्षा के विभिन्न दायरे से जुड़े दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या अन्य नियोजन अवधियों की सिफारिश कर सकते हैं। यह विभिन्न तरीकों से किया जाता है, इस प्रकार है:

एबीसीडी विश्लेषण

व्यवसाय प्रबंधन में लंबे समय से उपयोग की जाने वाली एक तकनीक बड़े डेटा को समूहों में वर्गीकृत करना है। इन समूहों को अधिकांशतः A, B, C और D के रूप में चिह्नित किया जाता है - इसलिए इनके नामों द्वारा इन गतिविधियों को सामान्य मानदंडों पर रैंक किया गया है:

A - ऐसे कार्य जिन्हें अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण माना जाता है,
B - कार्य जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन आवश्यक नहीं हैं,
C – कार्य जो महत्वहीन लेकिन अत्यावश्यक हैं,
D - कार्य जो महत्वहीन हैं और आवश्यक नहीं हैं।

फिर प्रत्येक समूह को प्राथमिकता के आधार पर रैंक-आदेशित किया जाता है - प्राथमिकता को और अधिक परिष्कृत करने के लिए, कुछ व्यक्ति तब सभी B आइटमों को A या C के रूप में बल-रैंक करने के लिए चुनते हैं। ABC विश्लेषण तीन से अधिक समूहों को सम्मलित कर सकता है।^[8]

परेटो विश्लेषण

पेरेटो सिद्धांत यह विचार है कि 80% परिणाम 20% कारणों से आते हैं। उत्पादकता पर लागू, इसका मतलब है कि 20% कार्यों को करने से 80% परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं।^[9] यदि उत्पादकता समय प्रबंधन का उद्देश्य है, तो इन कार्यों को अधिक प्राथमिकता दी जानी चाहिए।^[10]

आइजनहावर विधि

तात्कालिकता और महत्व का मूल्यांकन करने में मदद करने के लिए एक बुनियादी आइजनहावर बॉक्स। आइटम प्रत्येक चतुर्भुज के भीतर अधिक सटीक बिंदुओं पर रखे जा सकते हैं।

आइजनहावर विधि^[11] या आइजनहावर सिद्धांत ऐसी विधि है जो प्राथमिकताओं और कार्यभार को व्यवस्थित करने के लिए महत्व और तात्कालिकता के सिद्धांतों का उपयोग करती है। यह विधि ड्वाइट डी. आइजनहावर के उद्धरण से उत्पन्न होती है: मेरे पास दो प्रकार की समस्याएं हैं, तत्काल और महत्वपूर्ण। अत्यावश्यक महत्वपूर्ण नहीं हैं, और महत्वपूर्ण कभी भी अत्यावश्यक नहीं हैं।^[12] आइजनहावर ने अपने स्वयं के लिए इस अंतर्दृष्टि का दावा नहीं किया, लेकिन इसके लिए एक (अनाम) पूर्व कॉलेज अध्यक्ष को उत्तरदायी ठहराया।^[13]

आइजनहावर निर्णय सिद्धांत का उपयोग करते हुए, महत्वपूर्ण / महत्वहीन और अत्यावश्यक / अत्यावश्यक मानदंडों का उपयोग करके कार्यों का मूल्यांकन किया जाता है,^[14]^[15] और फिर एक आइजनहावर मैट्रिक्स (जिसे आइजनहावर बॉक्स या आइजनहावर निर्णय मैट्रिक्स के रूप में भी जाना जाता है) में चतुर्थांश के अनुसार रखा गया^[16]). चतुर्भुजों में कार्य तब निम्नानुसार संभाला जाता है।

महत्वपूर्ण / तत्काल चतुर्भुज कार्य तुरंत और व्यक्तिगत रूप से किए जाते हैं,^[17] उदाहरणतयः संकट, समय सीमा, समस्याएं।^[16] महत्वपूर्ण/अत्यावश्यक चतुर्थांश कार्यों की समाप्ति तिथि प्राप्त होती है और व्यक्तिगत रूप से की जाती है,^[17]उदाहरण के रूप में रिश्ते, योजना, मनोरंजन इत्यादि।^[16] महत्वहीन / तत्काल चतुर्भुज कार्य प्रत्यायोजित हैं,^[17] उदाहरणतयः अवरोध, बैठकें, गतिविधियाँ इत्यादि।^[16] महत्वहीन/अत्यावश्यक चतुर्थांश कार्यों को छोड़ दिया जाता है,^[17] उदाहरणतयः समय की व्यतीती, सुखद गतिविधियाँ, सामान्य ज्ञान इत्यादि।^[16]

पोसेक विधि

पोसेक आयोजन, स्ट्रीमलाइनिंग, इकोनॉमाइज़िंग और योगदान द्वारा प्राथमिकताओं के लिए संक्षिप्त शब्द है। यह विधि टेम्पलेट तय करती है जो औसत व्यक्ति की भावनात्मक और मौद्रिक सुरक्षा की तत्काल भावना पर जोर देती है। यह सुझाव देता है कि पहले अपनी व्यक्तिगत जिम्मेदारियों में सम्मलित होने से किसी व्यक्ति सामूहिक जिम्मेदारियों को उठाने के लिए अच्छी स्थिति में होता है।^[18]

परिवर्णी शब्द में निहित आत्म-बोध का पदानुक्रम है, जो अब्राहम मेस्लो के विवादों की जरूरतों के पदानुक्रम को दर्शाता है।

अपने समय को प्राथमिकता दें और लक्ष्यों द्वारा अपने जीवन को परिभाषित करें।
उन चीजों को व्यवस्थित करें जिन्हें आपको सफल होने के लिए नियमित रूप से पूरा करना है (परिवार और वित्त)।
उन चीजों को सुव्यवस्थित करें जिन्हें आप करना पसंद नहीं कर सकते हैं, लेकिन अवश्य करें (काम और काम)।
उन चीजों को कम करें जो आपको करना चाहिए या करना पसंद कर सकते हैं, लेकिन वे तत्काल जरूरी नहीं हैं (अतिशयोक्ति और सामाजिकता)।
बाकी कुछ चीजों पर ध्यान देकर योगदान दें जिससे फर्क पड़ता है (सामाजिक दायित्व)।

गैर-प्राथमिकताओं का उन्मूलन

समय प्रबंधन में यह भी सम्मलित है कि उन कार्यों को कैसे समाप्त किया जाए जो व्यक्ति या संगठन को मूल्य प्रदान नहीं करते हैं।

सॉफ्टवेयर कार्यकारी एलिजाबेथ हेंड्रिकसन का दावा है^[19] कार्य सूचियों का कठोर पालन, टू-डू सूची का अत्याचार पैदा कर सकता है जो महत्वहीन गतिविधियों पर समय व्यतीत करने के लिए मजबूर करता है।

प्राथमिकताओं और लक्ष्यों को निर्धारित करने का एक भाग भावना की चिंता है, और इसका कार्य भविष्य को ठीक करने के लिए वर्तमान को अनदेखा करना है जो कभी नहीं आता है, जो किसी के समय और ऊर्जा के बेकार व्यय की ओर जाता है। यह एक अनावश्यक लागत या झूठे पहलू है जो मानवीय कारकों के कारण योजनाओं में हस्तक्षेप कर सकता है। आइजनहावर विधि एक ऐसी रणनीति है जिसका उपयोग चिंता और नीरस-अनिवार्य कार्यों से मुकाबला करने के लिए किया जाता है।^[20] तनाव के रूप में चिंता पर्यावरणीय कारकों के एक सेट की प्रतिक्रिया है; यह समझना कि यह व्यक्ति का भाग नहीं है, व्यक्ति को उन्हें प्रबंधित करने की संभावनाएं देता है। एक कोच के अधीन एथलीट इस प्रबंधन को खेल के चेहरे पर डालने के रूप में कहते हैं।^[21]

परिवर्तन करना कठिन है,और दैनिक जीवन के पैटर्न सभी की सबसे गहरी जड़ें हैं। अध्ययन के समय में गैर-प्राथमिकताओं को समाप्त करने के लिए, कार्यों को विभाजित करने, क्षणों को कैप्चर करने, कार्य को संभालने की विधि की समीक्षा करने, महत्वहीन कार्यों को स्थगित करने (यह समझना कि कार्य की वर्तमान प्रासंगिकता और तात्कालिकता की भावना कार्य के अतिरिक्त व्यक्ति की इच्छा को दर्शाती है) का सुझाव दिया गया है। महत्व), जीवन संतुलन (आराम, नींद, अवकाश) का प्रबंधन करें, और खाली समय और अनुत्पादक समय को धोखा दें (व्याख्यानों की ऑडियो टेपिंग सुनना, कतार में होने पर व्याख्यान की प्रस्तुतियों के माध्यम से जाना)।^[22]

कुछ अनावश्यक कारक जो समय प्रबंधन को प्रभावित करते हैं, वे हैं आदतें, कार्य की परिभाषा की कमी (स्पष्टता की कमी), कार्य की अति-सुरक्षा, उद्देश्यों को पूरा न करने का अपराध बोध और बाद में वर्तमान कार्यों से बचना, कार्यों को उनके मूल्य से अधिक अपेक्षाओं के साथ परिभाषित करना (अधिक) -योग्यता), उन स्थितियों पर ध्यान केंद्रित करना जिनका व्यक्तिगत जरूरतों के लिए उनके महत्व का आकलन किए बिना एक स्पष्ट धनात्मक दृष्टिकोण है, ऐसे कार्य जिनमें समर्थन और समय की आवश्यकता होती है, अनुभागीय हित और संघर्ष आदि।^[23] व्यवस्थित प्रक्रिया ऐसे उपकरण से बन जाती है जिसे व्यक्ति प्रभावी समय प्रबंधन के लिए स्वामित्व के साथ उपयोग कर सकता है।

लक्ष्यों का कार्यान्वयन

कार्य सूची (जिसे टू-डू सूची या टू-टू-डू भी कहा जाता है) कार्य (परियोजना प्रबंधन) की ऐसी सूची है जिसे पूरा किया जाना है, जैसे कि काम या किसी परियोजना को पूरा करने की दिशा में बढ़ाया गया कदम है। यह सूची उपकरण है जो स्मृति के विकल्प या पूरक के रूप में कार्य करता है।

स्व-प्रबंधन में कार्य सूचियों का उपयोग किया जाता है, प्रबंधन, परियोजना प्रबंधन और सॉफ्टवेयर विकास। इसमें एक से अधिक सूची सम्मलित हो सकती है।

जब किसी कार्य सूची में कोई एक आइटम पूरा हो जाता है, तो कार्य सही का निशान या काट दिया जाता है। पारंपरिक तरीका इन्हें कागज के एक टुकड़े पर कलम या पेंसिल से लिखना है, सामान्यतः नोट पैड या क्लिप-बोर्ड पर। कार्य सूची में पेपर या सॉफ्टवेयर जांच सूची का रूप भी हो सकता है।

लेखिका जूली मॉर्गनस्टर्न ने समय प्रबंधन के लिए क्या करें और क्या न करें का सुझाव दिया है जिसमें सम्मलित हैं:

कार्य सूची बनाकर, जो कुछ भी महत्वपूर्ण है, उसे मानचित्रित करें।
प्रबंधन के लिए समय का नखलिस्तान बनाएं।
नहीं कह दो ।
प्राथमिकताएँ निर्धारित करना।
सब कुछ मत छोड़ो।
यह न सोचें कि खाली समय में कोई महत्वपूर्ण कार्य हो जाएगा।^[24]

व्यक्तिगत सूचना प्रबंधन (पीआईएम) अनुप्रयोगों और अधिकांश व्यक्तिगत डिजिटल सहायक सहित कई डिजिटल समकक्ष अब उपलब्ध हैं। कई वेब-आधारित कार्य सूची अनुप्रयोग भी हैं, जिनमें से कई निःशुल्क हैं।

कार्य सूची संगठन

कार्य सूचियाँ अधिकांशतः डायरी और स्तरीय होती हैं। सरलतम स्तरीय प्रणाली में सामान्य टू-डू सूची (या टास्क-होल्डिंग फ़ाइल) सम्मलित होती है, जिसमें उन सभी कार्यों को रिकॉर्ड किया जाता है, जिन्हें व्यक्ति को पूरा करने की आवश्यकता होती है और दैनिक टू-डू सूची होती है, जो सामान्य टू-डू सूची से कार्यों को स्थानांतरित करके प्रत्येक दिन बनाई जाती है। अनावश्यक कार्यों से बचने के लिए, न करने वाली सूची बनाना एक विकल्प है।^[24]

कार्य सूचियों को अधिकांशतः निम्नलिखित तरीकों से प्राथमिकता दी जाती है।

करने के लिए चीजों की एक दैनिक सूची, उनके महत्व के क्रम में गिने गए और उस क्रम में एक समय में दैनिक समय की अनुमति के रूप में किया जाता है, सलाहकार आइवी ली (1877-1934) को चार्ल्स एम द्वारा प्राप्त सबसे लाभदायक परामर्श के रूप में जिम्मेदार ठहराया जाता है। श्वाब (1862-1939), बेथलहम स्टील कॉर्पोरेशन के अध्यक्ष।^[25]^[26]^[27]
1973 में एबीसी प्राथमिकता के शुरुआती अधिवक्ता एलन लेकिन थे। उनकी प्रणाली में ए आइटम सबसे महत्वपूर्ण थे (ए-1 उस समूह के भीतर सबसे महत्वपूर्ण), बी अगला सबसे महत्वपूर्ण, कम से कम महत्वपूर्ण।^[8]* एबीसी पद्धति को लागू करने की एक विशेष विधि^[28] A को एक दिन के भीतर, B को एक सप्ताह और C को एक महीने के भीतर किए जाने वाले कार्यों के लिए असाइन करता है।
दैनिक कार्य सूची को प्राथमिकता देने के लिए, या तो कार्यों को उच्चतम: प्राथमिकता के क्रम में रिकॉर्ड किया जाता है, या सूचीबद्ध होने के बाद उन्हें एक संख्या प्रदान की जाती है (उच्चतम प्राथमिकता के लिए 1, दूसरी सर्वोच्च प्राथमिकता के लिए 2, आदि) जो निम्न में इंगित करता है कार्यों को निष्पादित करने के लिए कौन सा आदेश दिया गया है। बाद वाली विधि सामान्यतः तेज़ होती है, जिससे कार्यों को अधिक तेज़ी से रिकॉर्ड किया जा सकता है।^[24]* अनिवार्य कार्यों (समूह ए) को प्राथमिकता देने का एक और तरीका सबसे अप्रिय कार्य को पहले रखना है। जब यह हो जाता है, तो बाकी सूची आसान लगती है। समूह बी और सी एक ही विचार से लाभान्वित हो सकते हैं, लेकिन पहले कार्य (जो सबसे अप्रिय है) को तुरंत करने के अतिरिक्त, यह पहले वाले से बचने के लिए सूची से अन्य कार्यों को करने की प्रेरणा देता है।

इस प्रकार पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण जो पूरी तरह से प्राथमिकता देने के खिलाफ तर्क देता है, ब्रिटिश लेखक मार्क फोस्टर (लेखक)लेखक) ने अपनी पुस्तक डू इट टुमॉरो एंड अदर सीक्रेट्स ऑफ टाइम मैनेजमेंट में सामने रखा था। यह पारंपरिक खुली टू-डू सूची के अतिरिक्त बंद टू-डू सूचियों के संचालन के विचार पर आधारित है। उनका तर्क है कि पारंपरिक कभी न खत्म होने वाली टू-डू लिस्ट वस्तुतः गारंटी देती है कि आपके कुछ काम पूर्ववत रह जाएंगे। यह दृष्टिकोण आपके सभी कार्यों को हर दिन पूरा करने की वकालत करता है, और यदि आप इसे प्राप्त करने में असमर्थ हैं, तो इससे आपको यह पता लगाने में मदद मिलती है कि आप कहां गलत हो रहे हैं और क्या बदलने की जरूरत है।^[29] विभिन्न लेखकों ने टू-डू सूचियों के साथ संभावित कठिनाइयों पर बल दिया है जैसे कि नीचे कुछ बिन्दु निम्नलिखित है।

सूची का प्रबंधन इसे लागू करने से ले सकता है। यह नियोजन गतिविधि को लंबा करके विलंब के कारण हो सकता है। यह विश्लेषण पक्षाघात के समान है। जैसा कि किसी भी गतिविधि के साथ होता है, इसमें ह्रासमान प्रतिफल की बात होती है।
लचीला बने रहने के लिए, कार्य प्रणाली को संकट के लिए अनुमति देनी चाहिए। एक कंपनी को संकट के लिए तैयार रहना चाहिए। भले ही यह छोटे संकट है, यदि किसी ने इस स्थिति के लिए समय नहीं दिया, तो यह रूप-परिवर्तन कर सकता है, जिससे संभावित रूप से कंपनी को हानि हो सकता है।^[30]
बेकार पैटर्न में फंसने से बचने के लिए, कार्य प्रणाली में नियमित (मासिक, अर्ध-वार्षिक और वार्षिक) योजना और प्रणाली-मूल्यांकन सत्र भी सम्मलित होना चाहिए, जिससे कि अक्षमताओं को दूर किया जा सके और यह सुनिश्चित किया जा सके कि उपयोगकर्ता उस दिशा में आगे बढ़ रहा है या नहीं वास्तव में चाहता है।^[31]
यदि दीर्घ-श्रेणी के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कुछ समय नियमित रूप से नहीं लगाया जाता है, तो व्यक्ति अल्पकालिक योजनाओं पर स्थायी होल्डिंग पैटर्न में फंस सकता है, जैसे किसी विशेष नौकरी पर मूल रूप से नियोजित की तुलना में अधिक समय तक रहना।^[32]

सॉफ्टवेयर अनुप्रयोग

कई कंपनियां किसी कर्मचारी के कार्य के समय, बिल करने योग्य घंटे आदि को ट्रैक करने के लिए समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करती हैं, उदा। नियम अभ्यास प्रबंधन सॉफ्टवेयर।

समय प्रबंधन के लिए कई सॉफ्टवेयर उत्पाद एकाधिक उपयोगकर्ताओं का समर्थन करते हैं। वे व्यक्ति को अन्य उपयोगकर्ताओं को कार्य देने और संचार के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने और कार्यों को प्राथमिकता देने की अनुमति देते हैं।

कार्य-सूची अनुप्रयोगों को हल्के व्यक्तिगत सूचना प्रबंधक या परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के रूप में माना जा सकता है।

आधुनिक कार्य सूची सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन में अंतर्निहित कार्य पदानुक्रम हो सकता है (कार्य उप-कार्यों से बने होते हैं जिनमें फिर से उप-कार्य सम्मलित हो सकते हैं), कार्यों की सूची को फ़िल्टर करने और क्रमबद्ध करने के कई तरीकों का समर्थन कर सकते हैं, और प्रत्येक कार्य के लिए मनमाने ढंग से लंबे नोटों को संबद्ध करने की अनुमति दे सकते हैं .^{[citation needed]} व्यक्ति को कई फ़िल्टरिंग विधियों का उपयोग करने की अनुमति देने की अवधारणा के विपरीत, कम से कम एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद में अतिरिक्त रूप से निम्नवत मोड होता है जहां सॉफ़्टवेयर किसी भी क्षण के लिए सर्वोत्तम कार्यों को गतिशील रूप से निर्धारित करने का प्रयास करेगा।^[33]

समय प्रबंधन प्रणाली

समय प्रबंधन प्रणाली में अधिकांशतः एक समय घड़ी या वेब-आधारित एप्लिकेशन सम्मलित होता है जिसका उपयोग कर्मचारी के काम के घंटों को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। समय प्रबंधन प्रणाली नियोक्ताओं को उनके कार्यबल में अंतर्दृष्टि प्रदान करती है, जिससे उन्हें कर्मचारियों के समय को देखने, योजना बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति मिलती है। ऐसा करने से नियोक्ताओं को श्रम लागत का प्रबंधन करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलती है। एक समय प्रबंधन प्रणाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करती है, जो कागजी कार्रवाई और थकाऊ कार्यों को समाप्त करती है।

जीटीडी (काम बन गया)

गेटिंग थिंग्स डन डेविड एलन (लेखक) द्वारा बनाया गया था। इस पद्धति के पीछे मूल विचार यह है कि सभी छोटे कार्यों को तुरंत समाप्त कर दिया जाए और एक बड़े कार्य को छोटे कार्यों में विभाजित करके अभी पूरा करना शुरू कर दिया जाए। इसके पीछे तर्क सूचना अधिभार या ब्रेन फ्रीज से बचने के लिए है जो सैकड़ों कार्यों के होने पर होने की संभावना है। जीटीडी का जोर उपयोगकर्ता को अपने कार्यों और विचारों को बाहर और कागज पर और जितनी जल्दी हो सके व्यवस्थित करने के लिए प्रोत्साहित करना है जिससे कि उन्हें प्रबंधित करना और देखना सरल हो जाता है।

पोमोडोरो

फ्रांसेस्को सिरिलो की पोमोडोरो तकनीक की कल्पना मूल रूप से 1980 के दशक के अंत में की गई थी और बाद में 1992 में इसे परिभाषित किए जाने तक धीरे-धीरे परिष्कृत किया गया था। यह विधि पोमोडोरो (टमाटर के लिए इतालवी) के आकार का किचन टाइमर है, जिसका उपयोग सिरिलो द्वारा विश्वविद्यालय में अपने समय के समय शुरू में किया गया था। पोमोडोरो को तकनीक के भीतर समय के मौलिक मीट्रिक के रूप में वर्णित किया गया है और इसे पारंपरिक रूप से 30 मिनट लंबा होने के रूप में परिभाषित किया गया है, जिसमें 25 मिनट का काम और 5 मिनट का ब्रेक टाइम सम्मलित है। सिरिलो हर चार पोमोडोरोस के बाद 15 से 30 मिनट के लंबे ब्रेक की भी सिफारिश करता है। विभिन्न कार्यसमूहों और सलाह गतिविधियों से जुड़े प्रयोग के माध्यम से, सिरिलो ने आदर्श पोमोडोरो को 20-35 मिनट लंबा होने के लिए निर्धारित किया।^[34]^{[self-published source?]}

यह भी देखें

पुस्तकें:

पहली चीज़ें पहले (पुस्तक)
अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की 7 आदतें

सिस्टम:

काम बन गया
पोमोडोरो तकनीक

मनोविज्ञान/तंत्रिका विज्ञान/मनोचिकित्सा

आदत
आत्म - संयम
आवेगशीलता
निरोधात्मक नियंत्रण
ध्यान आभाव सक्रियता विकार

संदर्भ

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आगे की पढाई

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श्रेणी: प्रबंधन प्रणाली

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